Je telefonische openingstijden tijdelijk verlengen doe je door je bestaande telefoonnummer door te schakelen naar een antwoordservice die buiten jouw vaste uren bereikbaar is. Dit is binnen een werkdag te regelen en vereist geen technische kennis of nieuwe apparatuur. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het tijdelijk uitbreiden van je telefonische bereikbaarheid.
Wanneer is het zinvol om je openingstijden tijdelijk uit te breiden?
Het is zinvol om je telefonische openingstijden tijdelijk uit te breiden wanneer je weet dat klanten je buiten je vaste uren proberen te bereiken, maar je daar nu niet op inspeelt. Denk aan drukke periodes, productlanceringen, evenementen of seizoenen waarin de vraag naar jouw diensten piekt. Wie dan niet bereikbaar is, mist leads en klanten.
Concrete situaties waarin tijdelijk langer bereikbaar zijn loont:
- Een marketingcampagne die ook in de avond of het weekend verkeer genereert
- Een vakantieperiode waarbij je team kleiner is maar klanten gewoon blijven bellen
- Een beurs of evenement waarbij geïnteresseerden direct contact willen
- Seizoenspieken, zoals de eindejaarsdrukte voor webshops of de belastingperiode voor administratiekantoren
- Tijdelijke personeelstekorten waarbij de telefoon intern niet meer altijd wordt opgenomen
Het gaat er niet om dat je altijd langer bereikbaar moet zijn, maar dat je op de momenten dat het ertoe doet geen beller mist. Een gemiste oproep is in veel gevallen een gemiste opdracht.
Hoe snel kun je je telefonische bereikbaarheid uitbreiden?
Je kunt je telefonische bereikbaarheid uitbreiden binnen één werkdag. Het enige wat je nodig hebt is een doorschakeling van je bestaande nummer naar een antwoordservice. De technische instelling aan jouw kant is een eenvoudige aanpassing in je telefooncentrale of via je provider, en de antwoordservice is daarna direct operationeel.
Het proces verloopt doorgaans in drie stappen:
- Intake en instructies doorgeven: je geeft aan hoe je begroet wilt worden, welke informatie de telefoniste moet noteren en of er gesprekken doorverbonden moeten worden.
- Configuratie: de antwoordservice stelt het belscript in en koppelt de contactpersonen aan wie notities worden gestuurd.
- Doorschakeling activeren: je schakelt je nummer door, en vanaf dat moment worden gesprekken buiten jouw uren professioneel beantwoord.
Bij de meeste antwoordservices is er geen lange aanlooptijd of technische installatie nodig. Zeker als je al klant bent, kun je uitgebreide openingstijden vaak zelf activeren via een online beheerpaneel.
Wat zijn de opties voor telefonische bereikbaarheid buiten kantooruren?
Er zijn drie gangbare opties om telefonisch bereikbaar te zijn buiten je vaste kantooruren: een voicemail, een ingesproken bericht of een live antwoordservice. De keuze hangt af van hoe professioneel je overkomt en hoeveel informatie je van bellers wilt ontvangen.
Voicemail of ingesproken bericht
Een voicemail is de eenvoudigste optie. Bellers horen een bericht en kunnen een boodschap inspreken. Het nadeel is dat veel mensen ophangen zonder iets in te spreken, zeker als ze dringend geholpen willen worden. Een professioneel ingesproken bericht dat uitlegt wanneer je terugbelt, werkt beter dan een standaard voicemail, maar is nog steeds passief.
Live antwoordservice buiten kantooruren
Een live antwoordservice zorgt ervoor dat een echte telefoniste opneemt, ook buiten jouw vaste uren. De beller wordt professioneel te woord gestaan, de gegevens worden genoteerd en jij ontvangt direct een samenvatting per e-mail of sms. Dit is de meest complete oplossing als je wilt dat bellers altijd een menselijk antwoord krijgen. Sommige antwoordservices bieden ook een 24/7-optie aan, wat met name relevant is voor bedrijven in sectoren waar urgentie een rol speelt, zoals de gezondheidszorg, beveiliging of technische dienstverlening.
Wat kost het om tijdelijk langer telefonisch bereikbaar te zijn?
De kosten voor het tijdelijk uitbreiden van je telefonische openingstijden zijn afhankelijk van de gekozen oplossing en het aantal gesprekken dat je verwacht. Bij de meeste antwoordservices betaal je per gesprek, zonder dat je een langlopend contract hoeft af te sluiten. Dat maakt tijdelijke uitbreiding financieel laagdrempelig.
Gangbare kostenstructuren zijn:
- Pay-as-you-use: je betaalt alleen voor de gesprekken die daadwerkelijk worden beantwoord. Ideaal als je niet weet hoeveel oproepen je buiten kantooruren krijgt.
- Maandabonnement met bundel: je betaalt een vast bedrag per maand voor een bepaald aantal gesprekken. Voordeliger als het volume voorspelbaar is.
- Aanvullende kosten: denk aan doorverbindkosten, kosten voor een publiceerbaar telefoonnummer of extra support buiten de inbegrepen uren.
Vergelijk aanbieders niet alleen op prijs per gesprek, maar ook op de inbegrepen gespreksduur, opzegtermijnen en of doorverbinden extra kost. Sommige aanbieders rekenen per seconde na een bepaalde basisminuut, wat bij langere gesprekken snel oploopt.
Hoe zorg je dat bellers buiten kantooruren professioneel worden geholpen?
Bellers buiten kantooruren professioneel helpen begint met duidelijke instructies voor de telefoniste en een consistente begroeting in de naam van jouw bedrijf. De beller mag niet merken dat hij of zij buiten de normale openingstijden belt. Dat lukt alleen als de antwoordservice volledig op de hoogte is van jouw werkwijze en tone of voice.
Praktische stappen om dit goed in te richten:
- Schrijf een beknopt belscript met de begroeting, de informatie die genoteerd moet worden en eventuele doorschakelinstructies
- Geef aan welke gesprekken urgent zijn en direct doorverbonden moeten worden, en welke gesprekken als notitie kunnen worden afgehandeld
- Zorg dat de telefoniste weet wat ze moet zeggen als een beller een vraag stelt die niet in het script staat
- Controleer via het online beheerpaneel of de notities volledig en correct zijn na de eerste gesprekken
Een goede antwoordservice stuurt direct na elk gesprek een samenvatting per e-mail of sms, zodat je altijd weet wie er heeft gebeld en waarover. Zo kun je snel terugbellen zonder dat de beller het gevoel heeft dat zijn oproep verloren is gegaan.
Wanneer schakel je terug naar je normale openingstijden?
Je schakelt terug naar je normale openingstijden zodra de reden voor de tijdelijke uitbreiding wegvalt. Dat kan na afloop van een campagne zijn, na een drukke periode of wanneer je team weer volledig beschikbaar is. De doorschakeling uitzetten is even eenvoudig als het inschakelen ervan.
Houd bij het terugschakelen rekening met het volgende:
- Zet de doorschakeling pas uit als je zeker weet dat je intern weer voldoende capaciteit hebt om alle oproepen op te vangen
- Controleer of er nog openstaande terugbelverzoeken zijn uit de periode dat de antwoordservice actief was
- Bewaar je instructies en belscript voor een volgende keer, zodat je de uitbreiding snel opnieuw kunt activeren
Veel bedrijven ontdekken tijdens een tijdelijke uitbreiding dat ze structureel meer oproepen missen dan ze dachten. In dat geval is het de moeite waard om te overwegen of een permanente uitbreiding van je professionele antwoordservice niet logischer is dan steeds tijdelijk op te schalen.
Hoe Goedemorgen Goedemiddag helpt met het verlengen van je telefonische openingstijden
Wij bieden een flexibele antwoordservice waarmee je jouw telefonische openingstijden snel en eenvoudig tijdelijk kunt uitbreiden, zonder langlopende contracten of ingewikkelde technische instellingen. Dit is hoe wij dat voor je regelen:
- Binnen één werkdag live: na de onboarding weten onze telefonistes precies wat ze moeten doen en ben je direct bereikbaar buiten je vaste uren
- Opnemen in jouw bedrijfsnaam: onze telefonistes begroeten bellers met jouw bedrijfsnaam en handelen elk gesprek af volgens jouw instructies
- Direct een samenvatting: na elk gesprek ontvang je een notitie per e-mail of sms met naam, telefoonnummer en de reden van het gesprek
- Online beheerpaneel: via ons beheerpaneel pas je je instructies aan, bekijk je gespreksnotities en luister je gesprekken terug
- 24/7 beschikbaarheid mogelijk: voor bedrijven waarbij continuïteit essentieel is, nemen wij ook buiten kantooruren en in het weekend de telefoon op
- Pay-as-you-use: je betaalt alleen voor de gesprekken die daadwerkelijk worden beantwoord, wat tijdelijke uitbreiding financieel laagdrempelig maakt
Wil je weten hoe dit er voor jouw bedrijf uitziet? Neem contact met ons op of probeer onze antwoordservice gratis uit gedurende 30 dagen.
Benieuwd wat Goedemorgen Goedemiddag voor uw bedrijf kan betekenen?
Ontdek hoe onze ervaren telefonistes uw oproepen persoonlijk beantwoorden en geen belangrijk gesprek verloren gaat.