Ja, je kunt als ondernemer prima instellen dat je antwoordservice alleen op bepaalde avonden actief is. De meeste professionele telefoondiensten werken met flexibele tijdsinstellingen waarmee je zelf bepaalt wanneer gesprekken worden beantwoord, doorgeschakeld of naar voicemail gestuurd. Dit maakt bereikbaarheid op avonden een bewuste keuze in plaats van een verplichting. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het instellen van je bereikbaarheid op specifieke tijden.
Welke tijden kan ik zelf instellen voor mijn bereikbaarheid?
Je kunt je bereikbaarheid instellen op vrijwel elk gewenst tijdstip, inclusief specifieke avonduren. Via een online beheerpaneel geef je aan tijdens welke tijdvensters jouw telefoon beantwoord moet worden. Denk aan maandag tot en met vrijdag van 18:00 tot 21:00, of alleen op dinsdagavond en donderdagavond. De instellingen zijn volledig aan jou.
Goede telefoondiensten bieden tijdsinstellingen op dagbasis aan, waarbij je per dag een begin- en eindtijd kunt opgeven. Zo stel je niet alleen in of je bereikbaar bent, maar ook precies hoe laat. Dit is bijzonder handig voor ondernemers die overdag in vergaderingen zitten, op locatie werken of simpelweg niet gestoord willen worden buiten vaste contactmomenten.
Naast tijden kun je ook instructies meegeven per tijdvenster. Wil je dat bellers tijdens avonduren direct worden doorverbonden naar jouw mobiel? Of liever een belnotitie per e-mail ontvangen zodat je de volgende ochtend terugbelt? Beide opties zijn mogelijk en je legt ze eenmalig vast bij de intake.
Wat gebeurt er met telefoontjes buiten mijn ingestelde tijden?
Buiten jouw ingestelde bereikbaarheidstijden zijn er meerdere opties voor inkomende gesprekken. De meest gebruikte zijn: een professioneel ingesproken voicemailbericht, doorschakeling naar een ander nummer, of een automatische melding dat het bedrijf op dat moment gesloten is. Welke optie van toepassing is, leg je zelf vast in je instellingen.
Een professioneel ingesproken bericht geeft bellers een nette, zakelijke ervaring, ook als niemand opneemt. Je kunt daarin vermelden wanneer je wel bereikbaar bent, zodat de beller weet wanneer hij teruggebeld wordt. Dit voorkomt het gevoel dat ze in een zwart gat bellen.
Als je kiest voor doorschakeling buiten openingstijden, kun je dat koppelen aan een mobiel nummer of een collega. Zo houd je toch grip op urgente situaties, zonder dat je de hele avond beschikbaar hoeft te zijn. De keuze is aan jou en je kunt dit per tijdslot anders instellen.
Kan ik per dag verschillende tijden instellen?
Ja, je kunt per dag afzonderlijke tijden instellen voor je bereikbaarheid. Dit betekent dat je op maandag een andere tijdsinvulling kunt hanteren dan op donderdag, en dat je bepaalde dagen volledig kunt uitsluiten. Telefoon doorschakelen per avond of per dag is een standaardfunctie bij flexibele antwoordservices.
Dit is vooral nuttig voor ondernemers met een wisselend schema. Misschien heb je op dinsdag een vaste klantavond en wil je dan bereikbaar zijn tot 21:00, terwijl je op woensdag vroeg stopt. Door per dag te configureren, sluit je bereikbaarheid naadloos aan op je werkweek in plaats van andersom.
Via het online beheerpaneel pas je deze instellingen eenvoudig zelf aan. Elke wijziging is direct zichtbaar voor de telefoniste, zodat er geen vertraging zit tussen jouw aanpassing en de uitvoering ervan.
Hoe snel worden wijzigingen in mijn bereikbaarheid doorgevoerd?
Wijzigingen in je bereikbaarheidsinstellingen worden in de meeste gevallen direct doorgevoerd. Zodra je een aanpassing opslaat in het beheerpaneel, ziet de telefoniste de nieuwe instructies vrijwel onmiddellijk op haar scherm. Er is geen verwerkingstijd van uren of dagen nodig.
Dit is een belangrijk voordeel als je je bereikbaarheid wilt instellen op basis van je dagelijkse agenda. Moet je vanavond onverwacht vroeger stoppen? Dan pas je de eindtijd snel aan en is de wijziging meteen actief. Andersom werkt het ook: als een avondafspraak uitvalt en je toch beschikbaar bent, zet je de antwoordservice eenvoudig op pauze.
Houd er wel rekening mee dat het verstandig is om structurele wijzigingen, zoals een permanent nieuw tijdschema, even door te geven aan je accountmanager. Zo weet het team wat de vaste verwachting is en kunnen ze je beter ondersteunen bij bijzondere situaties.
Wat kost het om alleen ’s avonds bereikbaar te zijn?
De kosten van een antwoordservice die alleen ’s avonds actief is, zijn afhankelijk van het aantal gesprekken dat daadwerkelijk binnenkomt. De meeste antwoordservices werken op basis van pay-as-you-use: je betaalt per afgehandeld gesprek, niet voor de uren dat de dienst stand-by staat. Gebruik je de avondservice weinig, dan betaal je ook weinig.
Dit maakt een flexibele antwoordservice voor avonden financieel aantrekkelijk. Je hoeft geen vast maandelijks abonnement te betalen voor uren die je niet gebruikt. Je betaalt alleen wanneer er daadwerkelijk iemand opneemt namens jouw bedrijf.
Let bij het vergelijken van aanbieders op eventuele toeslagen voor avond- en weekenduren. Sommige diensten hanteren hogere tarieven buiten kantoortijden. Vraag dit altijd vooraf na, zodat je niet voor verrassingen komt te staan op je factuur.
Wie neemt de telefoon op tijdens mijn avonduren?
Tijdens jouw ingestelde avonduren nemen getrainde telefonistes de telefoon op namens jouw bedrijf. Ze beantwoorden het gesprek met jouw bedrijfsnaam, volgen jouw instructies en noteren naam, telefoonnummer en de reden van het gesprek. Direct na afloop ontvang jij een samenvatting per e-mail of sms.
De telefonistes zijn ervaren in professionele telefoonbeantwoording en spreken zowel Nederlands als Engels. Ze weten hoe ze bellers vriendelijk en zakelijk te woord staan, ook buiten reguliere kantooruren. Voor een beller is er geen verschil merkbaar tussen een gesprek om 10:00 ’s ochtends of om 19:30 ’s avonds.
Bij diensten met een 24/7-optie is er altijd iemand beschikbaar, ongeacht het tijdstip. Dit is met name waardevol voor bedrijven waarbij urgentie een rol speelt, zoals in de zorg, technische dienstverlening of beveiliging. Maar ook voor een zelfstandig ondernemer die klanten in andere tijdzones bedient, biedt avondbereikbaarheid een concreet voordeel.
Hoe Goedemorgen Goedemiddag helpt met bereikbaarheid op avonden
Bij Goedemorgen Goedemiddag bieden we een volledig flexibele antwoordservice waarbij jij zelf bepaalt op welke avonden en tijdstippen wij voor jou bereikbaar zijn. Onze dienst sluit naadloos aan op jouw werkritme, zonder dat je vastzit aan vaste schema’s of langlopende contracten. Dit is wat wij voor jou regelen:
- Tijdsinstellingen per dag, inclusief specifieke avonduren naar keuze
- Directe doorvoering van wijzigingen via ons online beheerpaneel
- Professionele telefonistes die opnemen met jouw bedrijfsnaam, ook ’s avonds
- Direct een belnotitie per e-mail of sms na elk gesprek
- Keuze uit voicemail, doorschakeling of beantwoording buiten jouw tijden
- Pay-as-you-use-tarieven, zodat je alleen betaalt voor wat je gebruikt
Of je nu een freelancer bent die ’s avonds klantgesprekken verwacht, of een klein bedrijf dat buiten kantooruren bereikbaar wil zijn: onze antwoordservice past zich aan jouw situatie aan. Probeer het 30 dagen gratis en ervaar zelf hoe eenvoudig flexibele bereikbaarheid werkt. Neem contact op en we helpen je direct op weg.
Ontdek hoe onze ervaren telefonistes uw oproepen persoonlijk beantwoorden en geen belangrijk gesprek verloren gaat.