Ja, een notitie kan direct naar een afdelingsmailbox worden gestuurd. Zodra een gesprek is afgerond, stuurt de telefoniste de gespreksnotitie per e-mail naar het adres dat voor die specifieke contactpersoon of afdeling is ingesteld. Zo ontvangt precies de juiste persoon of het juiste team de informatie, zonder omwegen. Hieronder beantwoorden we de meest gestelde vragen over hoe dat in de praktijk werkt.
Naar welk e-mailadres stuurt de telefoniste de notitie?
De telefoniste stuurt de gespreksnotitie direct naar het e-mailadres dat aan de betreffende contactpersoon is gekoppeld in het systeem. Dat kan een persoonlijk adres zijn, maar ook een gedeeld adres zoals een afdelingsmailbox. Welk adres de notitie ontvangt, hangt volledig af van hoe de instructies zijn ingesteld.
Bij het aanmaken van contactpersonen in het online beheerpaneel geef je per persoon of afdeling een e-mailadres op. Zodra een beller om die persoon of afdeling vraagt, selecteert de telefoniste de juiste contactpersoon uit de lijst en stuurt de notitie automatisch naar het bijbehorende adres. Zo belandt de informatie altijd op de juiste plek, ook als je zelf niet bereikbaar bent.
Naast het primaire e-mailadres is het ook mogelijk om per contactpersoon een CC-ontvanger toe te voegen. Dat is handig als een leidinggevende of assistent altijd mee wil lezen, zonder dat de notitie naar een algemeen adres hoeft te gaan.
Kan elke afdeling een eigen notitie-e-mailadres krijgen?
Ja, elke afdeling kan een eigen e-mailadres krijgen voor de gespreksnotities. Je maakt per afdeling een aparte contactpersoon aan in het beheerpaneel en koppelt daar het gewenste adres van de afdelingsmailbox aan. De telefoniste ziet tijdens het gesprek welke contactpersoon van toepassing is en stuurt de notitie naar het juiste adres.
Dit werkt bijzonder goed voor bedrijven met meerdere teams, zoals een aparte klantenservice, een verkoopafdeling en een planningsteam. Een beller die vraagt naar de planning ontvangt geen notitie bij de verkoopafdeling, maar direct in de juiste mailbox. Dat voorkomt verwarring en zorgt dat notities niet verloren gaan in een algemene inbox.
Het systeem ondersteunt tot twintig contactpersonen per account, wat voor de meeste organisaties ruim voldoende is. Heb je meer afdelingen of een complexere structuur, dan is een op maat gemaakt aanbod mogelijk. Meer weten over hoe de antwoordservice precies werkt? Dat leggen we graag verder toe.
Wat staat er precies in een gespreksnotitie?
Een gespreksnotitie bevat de naam van de beller, het telefoonnummer, de reden van het gesprek en eventuele actiepunten. Indien van toepassing noteert de telefoniste ook de bedrijfsnaam en het e-mailadres van de beller. Zo heb je in één oogopslag alle informatie die je nodig hebt om terug te bellen of actie te ondernemen.
De notitie is compact maar volledig. De telefoniste schrijft op wat de beller heeft meegedeeld, inclusief eventuele urgentie of specifieke verzoeken. Omdat de notitie direct na het gesprek wordt verstuurd, is de informatie altijd actueel en accuraat.
Via het online beheerpaneel kun je alle eerdere notities ook terugvinden en doorzoeken. Dat is handig als je een gesprek wilt terugkoppelen aan een dossier of een klanthistorie wilt raadplegen. Bovendien kun je opnames van gesprekken terugluisteren als je wilt controleren hoe een gesprek precies is verlopen. De werkwijze van de telefoondienst is erop gericht dat jij altijd volledig geïnformeerd bent, ook als je er zelf niet bij was.
Hoe snel ontvangt een afdelingsmailbox de notitie?
De afdelingsmailbox ontvangt de gespreksnotitie direct na afloop van het gesprek. Zodra de telefoniste het gesprek afsluit en de notitie heeft opgesteld, wordt de e-mail automatisch verstuurd naar het ingestelde adres. In de praktijk betekent dit dat de notitie binnen enkele minuten na het gesprek al in de mailbox staat.
Deze snelheid is bewust onderdeel van de dienstverlening. Een notitie die uren later aankomt, verliest aan waarde, zeker als een beller teruggebeld wil worden of een dringende vraag heeft. Door de notitie direct te versturen, kan de verantwoordelijke medewerker of afdeling snel reageren zonder dat er kostbare tijd verloren gaat.
Naast de e-mail is het ook mogelijk om een samenvatting per sms te ontvangen. Dat is een extra optie voor situaties waarin iemand niet voortdurend zijn mailbox controleert maar toch direct op de hoogte wil zijn van een inkomend gesprek.
Kan de notitie-instelling per situatie worden aangepast?
Ja, de notitie-instelling kan op elk moment worden aangepast. Via het online beheerpaneel wijzig je contactpersonen, e-mailadressen en instructies zelf, en elke aanpassing is direct zichtbaar voor de telefoniste. Je bent dus niet afhankelijk van een supportteam om kleine wijzigingen door te voeren.
Dat maakt de dienst bijzonder flexibel. Gaat een collega met verlof en moet de notitie tijdelijk naar een vervanger? Pas het adres aan in het paneel en de volgende notitie gaat al naar de juiste persoon. Wil je tijdens een drukke periode notities naar een gedeelde mailbox sturen zodat meerdere collega’s ze kunnen oppakken? Ook dat is eenvoudig in te stellen.
Je kunt de instellingen ook per contactpersoon afzonderlijk beheren. Dat betekent dat de ene afdeling altijd notities via e-mail ontvangt, terwijl een andere afdeling ook een CC-ontvanger heeft ingesteld of gebruikmaakt van de doorverbindoptie. De combinatie van flexibiliteit en directe werking maakt het systeem geschikt voor zowel kleine bedrijven als grotere organisaties met meerdere teams.
Hoe Goedemorgen Goedemiddag helpt met notities naar de juiste afdelingsmailbox
Wij zorgen ervoor dat elke gespreksnotitie terechtkomt bij precies de juiste persoon of afdeling, zonder dat je daar zelf iets voor hoeft te doen tijdens het gesprek. Onze telefonistes selecteren de juiste contactpersoon op basis van de instructies die je hebt ingesteld, en de notitie wordt direct daarna verstuurd.
- Stel per afdeling een eigen e-mailadres in voor gespreksnotities
- Voeg een CC-ontvanger toe zodat een tweede persoon altijd meeleest
- Pas e-mailadressen en instructies op elk moment zelf aan via het beheerpaneel
- Ontvang notities direct na elk gesprek, ook buiten kantooruren
- Bekijk en doorzoek alle notities eenvoudig in het online paneel
Wil je zelf ervaren hoe soepel dit werkt? Bij Goedemorgen Goedemiddag kun je de dienst 30 dagen gratis uitproberen, zonder verplichtingen. Neem contact op en een van onze accountmanagers helpt je snel op weg.
Ontdek hoe onze ervaren telefonistes uw oproepen persoonlijk beantwoorden en geen belangrijk gesprek verloren gaat.