Hoe handel ik meerdere telefoontjes tegelijk af?

Als ondernemer kun je in principe maar één telefoongesprek tegelijk voeren. Bel je met een klant en belt er op dat moment iemand anders, dan gaat die tweede beller naar de voicemail of hangt op. De oplossing ligt in het slim organiseren van je telefonische bereikbaarheid, bijvoorbeeld via een antwoordservice, een telefoonsysteem met wachtrij of een combinatie van beide. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het afhandelen van meerdere telefoontjes tegelijk.

Wat gebeurt er als twee bellers tegelijk bellen?

Als twee mensen tegelijk bellen en jij de telefoon zelf beantwoordt, krijgt de tweede beller een bezettoon of wordt automatisch doorgestuurd naar de voicemail. De meeste bellers hangen dan op en bellen niet terug. Dit betekent dat je zonder extra voorziening bij elke gelijktijdige oproep een potentiële klant of lead misloopt.

Hoeveel dat oplevert is moeilijk te meten, maar de impact is groter dan veel ondernemers denken. Iemand die voor het eerst belt en een bezettoon hoort, belt in veel gevallen gewoon de concurrent. Vaste klanten zijn iets geduldiger, maar ook zij raken gefrustreerd als ze structureel moeilijk contact krijgen.

Moderne telefoonsystemen kunnen meerdere lijnen tegelijk openhouden, zodat een tweede beller niet direct een bezettoon hoort maar in een wachtrij terechtkomt. Dat is beter dan niets, maar een wachtrij zonder iemand die opneemt lost het probleem uiteindelijk niet op. De beller wacht, maar wie beantwoordt het gesprek als jij al in gesprek bent?

Hoeveel telefoontjes kan een ondernemer realistisch zelf afhandelen?

Een ondernemer kan realistisch gezien vijf tot tien telefoongesprekken per dag zelf afhandelen zonder dat dit ten koste gaat van zijn of haar productiviteit. Boven die grens wordt de telefoon een serieuze verstoring van het werkritme. Elk gesprek kost niet alleen de gesprekstijd zelf, maar ook de concentratie die nodig is om daarna weer op te starten.

Dat klinkt misschien weinig, maar bedenk wat een gemiddeld telefoongesprek vraagt. Je stopt met waar je mee bezig bent, beantwoordt de vraag, noteert eventueel informatie en hervat je werk. Onderzoek naar werkonderbrekingen laat consistent zien dat het tientallen minuten kost om na een onderbreking weer volledig gefocust te zijn. Bij meerdere gesprekken per dag stapelen die verloren minuten zich snel op.

Voor freelancers en zelfstandigen is dit extra voelbaar. Zij hebben geen collega die de telefoon kan overnemen. Elke oproep die binnenkomt terwijl ze in gesprek zijn, bij een klant zitten of geconcentreerd werken, is een gemiste kans of een onderbreking die hun werk schaadt. Het zelf afhandelen van telefoongesprekken is dus niet altijd de meest efficiënte keuze, ook niet voor kleinere bedrijven.

Welke opties zijn er om meerdere gesprekken tegelijk op te vangen?

Er zijn drie gangbare oplossingen om meerdere telefoongesprekken tegelijk op te vangen: een telefoonsysteem met wachtrij en meerdere lijnen, een interne receptionist of telefoniste, of een externe antwoordservice. Welke optie het beste past, hangt af van het volume aan oproepen, je budget en de gewenste kwaliteit van de klantervaring.

Telefoonsysteem met wachtrij

Een zakelijk telefoonsysteem kan meerdere inkomende lijnen openhouden en bellers in een wachtrij plaatsen. Dit voorkomt bezettonen, maar lost het probleem niet volledig op als er niemand beschikbaar is om op te nemen. Het is een goede basisoplossing voor bedrijven met een team dat de telefoon verdeeld beantwoordt.

Interne telefoniste of receptionist

Een vaste medewerker die de telefoon beantwoordt, geeft maximale controle over de communicatie. Nadeel is dat dit een fulltime of parttime functie vereist, inclusief de bijbehorende kosten voor salaris, verzekeringen en vervanging bij ziekte of verlof. Voor kleinere bedrijven is dit financieel vaak niet haalbaar.

Externe antwoordservice

Een professionele antwoordservice biedt een team van telefonistes dat oproepen beantwoordt namens jouw bedrijf. Dit is flexibel, schaalbaar en beschikbaar zonder de vaste kosten van een eigen medewerker. Gesprekken worden beantwoord met jouw bedrijfsnaam en afgehandeld volgens jouw instructies.

Hoe werkt een professionele antwoordservice bij meerdere gelijktijdige gesprekken?

Een professionele antwoordservice beschikt over een team van telefonistes dat gelijktijdig meerdere gesprekken kan beantwoorden. Omdat er altijd meerdere medewerkers beschikbaar zijn, hoeft geen enkele beller een bezettoon te horen. Elke oproep wordt beantwoord met jouw bedrijfsnaam en afgehandeld op basis van de instructies die jij hebt opgegeven.

De werkwijze is eenvoudig: je schakelt je zakelijke nummer door naar de antwoordservice. Zodra er iemand belt, neemt een telefoniste op, stelt de beller op zijn of haar gemak en noteert de relevante informatie, zoals naam, telefoonnummer, bedrijfsnaam en de reden van het gesprek. Direct na het gesprek ontvang jij een samenvatting per e-mail of sms.

Via een online beheerpaneel kun je op elk moment je instructies aanpassen, contactpersonen toevoegen en gespreksnotities terugvinden. Wil je dat bepaalde bellers direct worden doorverbonden? Dat is ook mogelijk. De telefoniste houdt dan eerst ruggespraak, zodat jij kunt aangeven of het gelegen komt, voordat de beller wordt doorgezet.

Het grote voordeel ten opzichte van een telefoonsysteem is de menselijke factor. Een beller spreekt met een echte persoon die luistert, reageert en de vraag begrijpt. Dat geeft een professionelere indruk dan een wachtrij of voicemail, en het vergroot de kans dat de beller tevreden ophangt.

Wanneer is een antwoordservice beter dan een telefoonsysteem?

Een antwoordservice is beter dan een telefoonsysteem zodra de kwaliteit van het klantcontact zwaarder weegt dan de technische beschikbaarheid van de lijn. Een telefoonsysteem zorgt ervoor dat bellers niet direct worden afgewezen, maar het vervangt geen menselijk gesprek. Zodra klantbeleving, professionaliteit en het opvangen van complexe vragen belangrijk zijn, biedt een antwoordservice meer waarde.

Concrete situaties waarin een antwoordservice de betere keuze is:

• Je ontvangt regelmatig oproepen terwijl je in gesprek bent of op locatie werkt
• Je wilt dat bellers altijd een persoon aan de lijn krijgen, geen voicemail
• Je bedrijf heeft geen vaste receptionist, maar wil wel een professionele uitstraling
• Je wilt acquisitiegesprekken laten filteren zodat je alleen relevante oproepen terugkrijgt
• Je hebt meerdere afdelingen of collega’s die elk hun eigen oproepen moeten ontvangen

Een telefoonsysteem is voldoende als je een intern team hebt dat de telefoon verdeeld beantwoordt en waarbij een wachtrij acceptabel is voor je klanten. Voor zelfstandigen, kleine bedrijven en ondernemers die bereikbaar willen zijn zonder zelf aan de telefoon te zitten, is een antwoordservice vrijwel altijd de slimmere keuze.

Hoe stel je een antwoordservice in voor jouw bedrijf?

Een antwoordservice instellen gaat in drie stappen: je meldt je aan, je volgt een intakegesprek waarin je jouw instructies doorgeeft, en daarna schakel je jouw telefoonnummer door naar de service. Vanaf dat moment worden jouw oproepen professioneel beantwoord zonder dat je er zelf iets voor hoeft te doen.

Tijdens het intakegesprek geef je aan wat de telefoniste moet weten: hoe je bedrijf heet, welke contactpersonen er zijn, welke vragen direct beantwoord mogen worden en welke bellers eventueel doorverbonden moeten worden. Je kunt ook aangeven hoe je wilt omgaan met oproepen buiten kantooruren. Al deze instructies zijn later via het beheerpaneel eenvoudig aan te passen.

Wil je meerdere collega’s of afdelingen toevoegen? Dat kan. Elke contactpersoon krijgt eigen instructies en ontvangt de belnotities die voor hem of haar relevant zijn. Zo blijft de communicatie georganiseerd, ook als je met een team werkt. Meer weten over de werkwijze van een antwoordservice? Dat lees je terug in een apart overzicht.

Hoe Goedemorgen Goedemiddag helpt met het afhandelen van meerdere telefoontjes tegelijk

Wij zorgen ervoor dat geen enkel telefoontje onbeantwoord blijft, ook niet als er meerdere bellers tegelijk zijn. Ons team van ervaren telefonistes staat klaar om oproepen namens jouw bedrijf te beantwoorden, met jouw bedrijfsnaam en volgens jouw instructies. Dit zijn de belangrijkste voordelen van onze dienst:

• Meerdere gelijktijdige gesprekken: Ons telefoonteam bestaat uit meerdere medewerkers die tegelijkertijd beschikbaar zijn, zodat bellers nooit een bezettoon horen.
• Directe belnotitie per e-mail: Na elk gesprek ontvang je een overzichtelijke samenvatting met naam, telefoonnummer en boodschap van de beller.
• Doorverbinden en ruggespraak: Wil je bereikbaar zijn voor bepaalde bellers? Wij houden ruggespraak en verbinden alleen door als het jou gelegen komt.
• Online beheerpaneel: Pas je instructies aan, voeg contactpersonen toe en lees gespreksnotities terug, alles in een paar klikken.
• Acquisitiefilter: Storende verkoopgesprekken houden wij tegen, zodat jij alleen relevante oproepen ontvangt.
• 30 dagen gratis proberen: Je kunt onze dienst een maand lang zonder kosten uitproberen.

Meer dan 750 ondernemers gingen je al voor. Wil jij ook nooit meer een telefoontje missen? Neem contact met ons op of start vandaag nog met een gratis proefperiode via Goedemorgen Goedemiddag.

Gerelateerde artikelen

• Wat betekent het als je iemand belt en er staat niet beschikbaar?
• Wat zijn de praktische voordelen van e-mailnotities na telefoongesprekken?
• Hoe reageren klanten op een externe telefoonbeantwoordingsdienst?
• Wat gebeurt er als ik niet bereikbaar ben voor belangrijke gesprekken?
• Kan een telefoniste oproepen doorverbinden naar mijn mobiel?