Bereikbaar blijven tijdens een kantoorverhuizing is goed mogelijk, mits je dit vooraf goed organiseert. De sleutel ligt in het doorschakelen van je zakelijke telefoonnummer en het inschakelen van een professionele antwoordservice die namens jou opneemt terwijl jij met de verhuizing bezig bent. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over telefonische bereikbaarheid tijdens een verhuizing, zodat jij en je klanten geen hinder ondervinden.
Wat zijn de grootste bereikbaarheidsrisico’s bij een kantoorverhuizing?
De grootste risico’s bij een kantoorverhuizing zijn gemiste telefoontjes, verwarring bij bellers over het nieuwe adres en tijdelijke uitval van telefoonlijnen. Juist in de periode rondom een verhuizing zijn medewerkers druk, afgeleid of tijdelijk niet op hun vaste plek, waardoor inkomende oproepen makkelijk onbeantwoord blijven. Elk gemist gesprek is een gemiste kans.
De meest voorkomende knelpunten op een rij:
- Telefoonlijnen die tijdelijk niet werken door de overstap naar een nieuwe locatie of een nieuw telefoonsysteem
- Medewerkers die niet bereikbaar zijn omdat ze bezig zijn met dozen pakken, inrichten of vervoer regelen
- Onduidelijkheid over het nieuwe adres en telefoonnummer, waardoor bellers niet weten wie ze moeten bellen
- Geen tijdelijke opvang van oproepen wanneer de vaste receptionist of telefonist niet beschikbaar is
Ondernemers onderschatten vaak hoe lang een verhuizing daadwerkelijk duurt. Zelfs als de fysieke verplaatsing een dag kost, kan de aanlooptijd met leveranciers, ICT-systemen en netwerkaansluitingen oplopen tot meerdere weken. In die periode loopt je telefonische bereikbaarheid tijdens de verhuizing een serieus risico als je geen alternatief hebt geregeld.
Hoe schakel je je zakelijke telefoonnummer door tijdens een verhuizing?
Je zakelijke telefoonnummer doorschakelen tijdens een verhuizing doe je via je telefoonaanbieder of rechtstreeks vanuit je telefooncentrale. Je stelt in dat inkomende oproepen automatisch worden doorgestuurd naar een mobiel nummer, een tijdelijk nummer of een antwoordservice. Dit is in de meeste gevallen binnen een paar minuten geregeld en kost je geen klanten.
Praktische stappen voor het doorschakelen:
- Neem contact op met je telefoonaanbieder en vraag naar de mogelijkheden voor tijdelijke doorschakeling. De meeste aanbieders bieden dit standaard aan.
- Kies een doelnummer: dit kan een mobiel nummer zijn, een tijdelijk kantoortelefoonnummer of een extern nummer van een antwoordservice.
- Test de doorschakeling voordat de verhuizing begint, zodat je zeker weet dat het werkt.
- Stel een terugvaloptie in, bijvoorbeeld een voicemailbericht of een professioneel ingesproken bericht, voor het geval de doorschakeling onverhoopt uitvalt.
Heb je een VoIP-systeem? Dan kun je doorschakeling vaak zelf instellen via een online beheerpaneel, zonder tussenkomst van een monteur of aanbieder. Dit maakt het telefoon doorschakelen bij verhuizing extra flexibel. Zorg er wel voor dat je dit ruim voor de verhuisdatum instelt, zodat je niet in de stress op de verhuisdag zelf nog aan instellingen zit te sleutelen.
Wat doet een professionele antwoordservice tijdens een kantoorverhuizing?
Een professionele antwoordservice neemt tijdens een kantoorverhuizing alle inkomende oproepen over namens jouw bedrijf. De telefonisten beantwoorden gesprekken met jouw bedrijfsnaam, noteren naam, telefoonnummer en boodschap van de beller, en sturen je direct een samenvatting per e-mail of sms. Zo blijf je op de hoogte van elk gesprek, ook als je zelf midden in de verhuischaos zit.
Een antwoordservice voor kantoorverhuizing biedt meer dan alleen een doorschakeloptie. Het is een volwaardige tijdelijke receptie die:
- Bellers professioneel te woord staat in jouw naam
- Gesprekken screent en alleen urgente oproepen direct doorzet
- Bellers informeert over tijdelijke bereikbaarheid of het nieuwe adres, op basis van de instructies die jij aanlevert
- Terugbelverzoeken noteert zodat jij die op het juiste moment kunt afhandelen
Dit is vooral waardevol voor freelancers en kleine bedrijven die geen vaste receptionist hebben. Maar ook grotere ondernemingen profiteren ervan, omdat medewerkers zich volledig kunnen richten op de verhuizing zonder afgeleid te worden door telefoontjes. De antwoordservice voor kantoorverhuizing fungeert als een onzichtbare buffer die ervoor zorgt dat klanten niets merken van de interne onrust.
Hoe lang duurt het om een antwoordservice in te schakelen voor de verhuizing?
Een antwoordservice inschakelen voor je verhuizing duurt in de meeste gevallen niet meer dan één werkdag. Na een kort intakegesprek worden je instructies, begroeting en doorschakelregels ingesteld, waarna de service direct live kan gaan. Hoe eerder je dit regelt voor de verhuisdatum, hoe soepeler de overgang verloopt.
Het proces verloopt doorgaans in drie stappen:
- Intake: Je geeft je voorkeuren door, zoals hoe bellers begroet worden, welke informatie genoteerd moet worden en of bepaalde gesprekken direct doorverbonden mogen worden.
- Configuratie: De antwoordservice stelt alles in, inclusief belscripts en contactpersonen.
- Live: Je schakelt je eigen nummer door naar het nummer van de antwoordservice, en vanaf dat moment worden alle oproepen professioneel opgevangen.
Plan dit bij voorkeur minimaal een week voor de verhuizing in. Zo heb je tijd om de instellingen te testen, eventuele aanpassingen door te voeren en medewerkers te informeren over de nieuwe werkwijze. Bereikbaar blijven als ondernemer tijdens een verhuizing begint met tijdig actie ondernemen.
Welke informatie krijgen bellers te horen als je niet beschikbaar bent?
Bellers krijgen te horen wat jij zelf hebt ingesteld. Dit kan een professioneel ingesproken bericht zijn dat uitlegt dat je tijdelijk druk bent, een melding dat je terugbelt, of specifieke informatie over de verhuizing zoals een nieuw adres of een alternatief contactpersoon. De inhoud van dat bericht bepaal jij volledig.
Goede opties voor de verhuisperiode zijn:
- Een tijdelijk voicemailbericht dat bellers informeert over de verhuizing en aangeeft wanneer je weer volledig bereikbaar bent
- Een antwoordservice die het gesprek opneemt en bellers meedeelt dat je zo snel mogelijk terugbelt
- Doorschakeling naar een collega of mobiel nummer voor dringende zaken
Wat je ook kiest, zorg dat het bericht professioneel klinkt en geen onnodige onrust wekt bij klanten. Een bericht als “Wij zijn tijdelijk druk met onze verhuizing en nemen zo snel mogelijk contact met u op” is eerlijk, transparant en geruststellend tegelijk. Vermijd vage formuleringen die bellers het gevoel geven dat ze in het ongewisse worden gelaten.
Moet je klanten informeren over een kantoorverhuizing?
Ja, je klanten informeren over een kantoorverhuizing is sterk aan te raden, zeker als je adres of telefoonnummer wijzigt. Klanten die niet op de hoogte zijn, kunnen verwarring ervaren of het gevoel krijgen dat ze bij het verkeerde bedrijf terechtkomen. Tijdige communicatie voorkomt misverstanden en laat zien dat je professioneel en klantgericht werkt.
Informeer je klanten via meerdere kanalen:
- E-mail: Stuur een aankondiging met de nieuwe adresgegevens, de verhuisdatum en eventuele tijdelijke bereikbaarheidswijzigingen
- Website en Google Bedrijfsprofiel: Pas je adresgegevens tijdig aan zodat ook nieuwe bezoekers de juiste informatie vinden
- Sociale media: Een korte post over de verhuizing wekt vertrouwen en houdt je volgers op de hoogte
- Automatisch antwoordbericht in e-mail: Voeg een korte melding toe aan je e-mailhandtekening of stel een automatisch antwoord in
Wat betreft telefonische bereikbaarheid tijdens de verhuizing: laat ook via je telefoon weten wat er speelt. Een antwoordservice kan bellers proactief informeren over de verhuizing op basis van de instructies die jij aanlevert. Zo ontvangen bellers altijd de juiste informatie, ook als jij zelf even niet beschikbaar bent.
Hoe Goedemorgen Goedemiddag helpt bij bereikbaarheid tijdens een kantoorverhuizing
Wij begrijpen als geen ander dat een kantoorverhuizing druk en onzeker kan zijn. Daarom bieden wij een professionele antwoordservice die naadloos bijspringt op het moment dat jij het hardst nodig hebt. Onze ervaren telefonisten nemen op met jouw bedrijfsnaam, volgen jouw instructies en zorgen dat geen enkel belangrijk gesprek verloren gaat, ook niet op de drukste verhuisdag.
Wat wij voor je regelen tijdens een verhuizing:
- Professionele beantwoording van al je inkomende oproepen in jouw naam
- Direct een gespreksnotitie per e-mail of sms na elk gesprek
- Flexibele instructies die je op elk moment kunt aanpassen via ons online beheerpaneel
- Doorschakeling van urgente gesprekken naar jou of een collega, conform jouw wensen
- Mogelijkheid om bellers te informeren over de verhuizing via een op maat ingesteld belscript
Opstarten gaat snel: na een kort intakegesprek zijn we binnen één werkdag live. Je kunt onze professionele antwoordservice bovendien 30 dagen gratis uitproberen, zonder verplichtingen. Meer weten over hoe onze telefoonbeantwoording werkt? Bekijk onze werkwijze online. Klaar om bereikbaar te blijven tijdens je verhuizing? Neem contact met ons op en we helpen je direct op weg.