Tijdens een bedrijfsevenement kunnen inkomende oproepen worden beantwoord door een professionele antwoordservice die namens uw bedrijf de telefoon opneemt. Dit is de meest betrouwbare oplossing, omdat getrainde telefonistes uw bellers te woord staan alsof ze op uw eigen kantoor zitten. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over telefonische bereikbaarheid tijdens een zakelijk evenement.
Wat gebeurt er met inkomende oproepen tijdens een bedrijfsevenement?
Zonder voorbereiding gaan inkomende oproepen tijdens een bedrijfsevenement verloren naar voicemail, blijven ze onbeantwoord of worden ze doorgestuurd naar een medewerker die zelf ook aanwezig is op het evenement. Het gevolg is direct: gemiste kansen, gefrustreerde bellers en een onprofessionele indruk bij potentiële klanten.
De realiteit is dat bellers zelden een tweede keer bellen als ze geen antwoord krijgen. Zeker als het gaat om nieuwe klanten of urgente zakelijke vragen, verwacht de beller direct geholpen te worden. Een voicemailbericht biedt geen persoonlijk contact en geeft de beller het gevoel dat uw bedrijf niet bereikbaar is. Dat kan uw reputatie schaden, juist op momenten waarop u met uw team gefocust wilt zijn op het evenement zelf.
Bedrijven die vooraf nadenken over hun telefonische bereikbaarheid tijdens een evenement, voorkomen deze problemen. De sleutel ligt in het tijdig organiseren van een oplossing die oproepen tijdens een evenement professioneel afhandelt, zonder dat u zelf aan de telefoon hoeft te zitten.
Wie kan telefonische bereikbaarheid overnemen tijdens een evenement?
Er zijn drie opties om telefonische bereikbaarheid over te nemen tijdens een zakelijk evenement: een collega die niet aanwezig is, een interne receptionist of een externe antwoordservice. Van deze drie is een professionele antwoordservice de meest flexibele en betrouwbare keuze, zeker voor kleine bedrijven en zelfstandigen waarbij het hele team aanwezig is op het evenement.
Een collega die thuisblijft om de telefoon op te nemen is alleen haalbaar als uw team groot genoeg is. Bovendien mist die collega dan het evenement, wat niet altijd wenselijk is. Een interne receptionist is een optie voor grotere organisaties, maar ook die persoon kan niet altijd alle oproepen tegelijk afhandelen.
Een externe antwoordservice lost dit probleem structureel op. Getrainde telefonistes nemen op met uw bedrijfsnaam, beantwoorden vragen op basis van uw instructies en sturen u direct na elk gesprek een gespreksnotitie per e-mail of sms. U blijft volledig op de hoogte van wie er heeft gebeld en waarvoor, zonder zelf de telefoon op te hoeven nemen.
Hoe werkt een antwoordservice tijdens een bedrijfsevenement?
Een antwoordservice tijdens een bedrijfsevenement werkt door uw zakelijke telefoonnummer door te schakelen naar de antwoordservice, waarna getrainde telefonistes alle inkomende oproepen afhandelen namens uw bedrijf. U stelt vooraf instructies in, de telefonistes volgen die instructies op en u ontvangt direct na elk gesprek een overzichtelijke notitie.
De werkwijze is eenvoudig en verloopt in een paar stappen:
- Doorschakelen: U schakelt uw telefoonnummer door naar de antwoordservice. Dit kan in enkele minuten geregeld zijn.
- Instructies instellen: Via een online beheerpaneel geeft u aan hoe de telefonistes moeten handelen. Denk aan welke vragen ze kunnen beantwoorden, naar welke contactpersonen ze kunnen doorverbinden en welke informatie ze altijd moeten noteren.
- Oproepen worden beantwoord: De telefoniste neemt op met uw bedrijfsnaam en handelt het gesprek af volgens uw instructies. Ze noteert naam, telefoonnummer, bedrijfsnaam en de boodschap van de beller.
- Notitie per e-mail of sms: Direct na het gesprek ontvangt u een samenvatting, zodat u tijdens het evenement toch altijd weet wat er speelt.
Via het online beheerpaneel kunt u instructies op elk moment aanpassen, ook terwijl het evenement al bezig is. Elke wijziging is direct zichtbaar op het scherm van de telefoniste.
Wat zijn de voordelen van een antwoordservice ten opzichte van voicemail?
Een antwoordservice biedt ten opzichte van voicemail het cruciale voordeel van persoonlijk contact: een echte persoon beantwoordt de oproep, stelt gerichte vragen en geeft de beller het gevoel dat hij of zij serieus genomen wordt. Voicemail doet dit niet en leidt in de meeste gevallen tot afhakers.
De verschillen zijn concreet:
- Persoonlijk contact: Een telefoniste spreekt de beller direct aan, een voicemail is een eenzijdig bericht zonder interactie.
- Informatie verzamelen: Een telefoniste kan doorvragen en relevante informatie noteren die u nodig heeft om de beller goed terug te bellen. Een voicemail geeft alleen wat de beller zelf wil vertellen.
- Professionele indruk: Een beller die een echte persoon aan de lijn krijgt, ervaart uw bedrijf als bereikbaar en betrouwbaar. Een voicemail wekt de indruk dat niemand beschikbaar is.
- Urgente zaken: Een telefoniste kan inschatten of een oproep urgent is en de juiste persoon doorverbinden of u direct een prioriteitsmelding sturen. Voicemail biedt die mogelijkheid niet.
- Hogere terugbelkans: Bellers die een persoon spreken, zijn eerder bereid te wachten op een terugbelactie dan bellers die worden doorgestuurd naar een voicemail.
Wanneer is het inschakelen van een antwoordservice slim?
Het inschakelen van een antwoordservice is slim zodra u weet dat u tijdelijk niet zelf bereikbaar bent, maar uw bellers wel professioneel geholpen wilt hebben. Dat geldt niet alleen tijdens een bedrijfsevenement, maar ook tijdens vergaderingen, zakenreizen, drukke periodes of vakantie.
Voor de telefoonbeantwoording tijdens een zakelijk evenement is het inschakelen van een antwoordservice met name verstandig in de volgende situaties:
- Het hele team is aanwezig op het evenement en er is niemand op kantoor om de telefoon op te nemen.
- U verwacht veel inkomende oproepen op de dag van het evenement, bijvoorbeeld na een productlancering of presentatie.
- Uw klanten verwachten directe telefonische bereikbaarheid en een voicemail is voor hen geen acceptabel alternatief.
- U wilt volledig gefocust zijn op het evenement zonder afgeleid te worden door telefoontjes.
- U werkt als zelfstandige of in een klein team waarbij iedereen onmisbaar is op het evenement zelf.
Een professionele antwoordservice schaalt mee met het aantal oproepen, wat betekent dat u ook bij een onverwacht hoog belvolume niet hoeft te vrezen dat oproepen onbeantwoord blijven.
Hoe snel is een antwoordservice in te schakelen voor een evenement?
Een antwoordservice is in de meeste gevallen binnen één werkdag in te schakelen voor een evenement. Na een kort intakegesprek waarin u uw instructies doorgeeft, kunnen de telefonistes direct aan de slag. U heeft dus geen weken van voorbereiding nodig om bereikbaar te blijven tijdens uw evenement.
De snelste manier om te starten is via een proefperiode, waarbij een accountmanager u begeleidt bij de activatie. Tijdens dat gesprek geeft u aan hoe de telefonistes moeten handelen: welke vragen ze kunnen beantwoorden, naar wie ze eventueel kunnen doorverbinden en welke informatie altijd genoteerd moet worden. Daarna schakelt u uw nummer door en is de service actief.
Houd bij uw planning rekening met het volgende:
- Instructies voorbereiden: Bedenk van tevoren welke informatie de telefoniste nodig heeft om uw bellers goed te helpen.
- Doorschakeling testen: Test de doorschakeling van uw telefoonnummer een dag voor het evenement, zodat u zeker weet dat alles werkt.
- Notificaties instellen: Kies of u gespreksnotities per e-mail of sms wilt ontvangen, zodat u tijdens het evenement toch op de hoogte blijft.
Hoe Goedemorgen Goedemiddag helpt bij bereikbaarheid tijdens uw evenement
Wij nemen de telefonische bereikbaarheid volledig van u over, zodat u zich zonder zorgen kunt richten op uw bedrijfsevenement. Onze ervaren telefonistes nemen op met uw bedrijfsnaam, volgen uw instructies op en zorgen ervoor dat geen enkele beller ongeholpen achterblijft. Dit is wat wij bieden:
- Persoonlijke beantwoording met uw bedrijfsnaam, op basis van uw eigen instructies
- Direct een gespreksnotitie per e-mail of sms na elk gesprek, met naam, telefoonnummer en boodschap van de beller
- Online beheerpaneel waarmee u instructies kunt aanpassen, ook tijdens het evenement
- Doorverbindmogelijkheid voor urgente oproepen die direct aandacht vereisen
- Beschikbaarheid op standaardtijden en optioneel ook buiten kantoortijden of 24/7
- Pay-as-you-use-tarieven zodat u alleen betaalt voor wat u daadwerkelijk gebruikt
Of u nu een eendaags evenement organiseert of een meerdaagse conferentie bijwoont, wij zorgen ervoor dat uw bellers altijd een professioneel antwoord krijgen. Probeer onze telefoondienst 30 dagen gratis en ontdek hoe eenvoudig bereikbaar blijven tijdens een evenement kan zijn. Neem contact op en een van onze accountmanagers helpt u snel op weg.
Benieuwd wat Goedemorgen Goedemiddag voor uw bedrijf kan betekenen?
Ontdek hoe onze ervaren telefonistes uw oproepen persoonlijk beantwoorden en geen belangrijk gesprek verloren gaat.