Ja, je kunt een apart bericht voor feestdagen instellen via het beheerpaneel van je antwoordservice. Dit stelt je in staat om bellers op feestdagen professioneel te woord te staan met een passende boodschap, ook als je zelf niet bereikbaar bent. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het instellen van een feestdagenbericht voor je telefoondienst.
Welke soorten berichten kun je instellen voor feestdagen?
Voor feestdagen kun je doorgaans kiezen uit drie soorten berichten: een ingesproken voicemailbericht, een automatisch afgespeeld welkomstbericht of een doorschakeling naar een alternatief nummer. Elk type heeft een eigen functie, afhankelijk van hoe bereikbaar je op die dag wilt zijn en wat je bellers het beste helpt.
De meest voorkomende opties zijn:
- Voicemailbericht: Bellers horen een ingesproken boodschap dat je gesloten bent en wanneer je weer bereikbaar bent. Ze kunnen een bericht achterlaten.
- Informatief welkomstbericht: Een professioneel ingesproken bericht dat bellers informeert over de feestdag, zonder dat ze een bericht hoeven achter te laten.
- Doorschakeling naar een alternatief nummer: Gesprekken worden doorgestuurd naar een collega, spoedlijn of mobiel nummer voor urgente situaties.
- Combinatie van bericht en doorschakeling: Bellers horen eerst een bericht en kunnen daarna kiezen om door te worden verbonden in geval van spoed.
Welk type het beste past, hangt af van de aard van je bedrijf. Een zorgpraktijk heeft andere behoeften dan een webshop. Denk vooraf goed na over wat je bellers op een feestdag nodig hebben en stem je bericht daarop af.
Hoe stel je een feestdagenbericht in via het beheerpaneel?
Een feestdagenbericht instellen doe je via het online beheerpaneel van je telefoondienst. Je past daar de instructies aan die de telefoniste of het systeem volgt op het moment dat er een gesprek binnenkomt. Wijzigingen die je doorvoert, zijn direct zichtbaar en worden meteen toegepast.
De stappen zijn over het algemeen als volgt:
- Log in op het beheerpaneel van je antwoordservice.
- Ga naar de instructies of instellingen voor openingstijden of bereikbaarheid.
- Voeg de feestdag toe als uitzondering op je reguliere schema.
- Kies het type bericht dat je wilt afspelen of de actie die je wilt uitvoeren (doorschakelen, voicemail, enzovoort).
- Sla de wijziging op en controleer of de instelling direct actief is.
Bij een professionele antwoordservice worden je instructies direct zichtbaar op het scherm van de telefoniste zodra je ze opslaat. Je hoeft dus niet te wachten of extra stappen te doorlopen. Controleer na het opslaan altijd even of alles correct staat ingesteld, zodat je op de feestdag zelf geen verrassingen hebt.
Wat gebeurt er met bellers als je een feestdagenbericht hebt ingesteld?
Als je een feestdagenbericht hebt ingesteld, horen bellers automatisch de boodschap die jij van tevoren hebt klaargemaakt. Ze worden niet onnodig in de wacht gezet en krijgen direct duidelijkheid over je bereikbaarheid. Afhankelijk van je instellingen kunnen ze een bericht achterlaten of worden doorverbonden.
De beleving voor de beller hangt sterk af van hoe je het bericht inricht. Een goed feestdagenbericht bevat in ieder geval:
- Een korte melding dat je gesloten bent vanwege de feestdag.
- De datum waarop je weer bereikbaar bent.
- Een alternatief voor urgente zaken, zoals een spoednummer of de mogelijkheid om een bericht achter te laten.
Bellers waarderen duidelijkheid. Een professioneel ingesproken bericht geeft je bedrijf een betrouwbare uitstraling, ook op dagen dat je zelf niet aanwezig bent. Zo voorkom je dat klanten afhaken of naar een concurrent bellen omdat ze het gevoel hebben dat er niemand bereikbaar is.
Kun je verschillende berichten instellen voor verschillende feestdagen?
Ja, je kunt voor elke feestdag een apart bericht instellen. Dat betekent dat je voor Kerst een andere boodschap kunt gebruiken dan voor Pasen of Koningsdag. Dit geeft je de flexibiliteit om je communicatie per feestdag aan te passen aan de context en de verwachting van je bellers.
Praktisch gezien werkt dit door voor elke feestdag een aparte uitzondering of tijdslot in te stellen in je beheerpaneel. Je kunt dan per datum aangeven welk bericht actief moet zijn en wanneer het automatisch weer overschakelt naar je reguliere instructies. Zo hoef je op de feestdag zelf niets meer te doen.
Wil je het nog persoonlijker maken? Overweeg dan een bericht dat specifiek verwijst naar de feestdag. “Fijne Kerst” klinkt warmer dan een generiek afwezigheidsbericht. Kleine details als deze maken een groot verschil in hoe klanten jouw bedrijf ervaren.
Wanneer moet je een feestdagenbericht activeren?
Je activeert een feestdagenbericht bij voorkeur minimaal één tot twee werkdagen voor de feestdag zelf. Zo heb je tijd om te controleren of alles correct staat ingesteld en kun je eventuele fouten nog corrigeren voordat de feestdag daadwerkelijk begint.
Houd daarbij rekening met de volgende momenten:
- Brugdagen en lange weekenden: Activeer het bericht al op de vrijdag ervoor als je ook op de brugdag gesloten bent.
- Feestdagen die op een maandag vallen: Stel het bericht al in de week ervoor in, zodat je er op vrijdag niet meer aan hoeft te denken.
- Feestdagen waarbij je gedeeltelijk bereikbaar bent: Stel een tijdslot in voor de ochtend of middag en laat het bericht alleen buiten die uren afspelen.
Een handige gewoonte is om aan het begin van elk kwartaal alle komende feestdagen door te nemen en direct de berichten in te plannen. Zo ben je altijd voorbereid en hoef je er tijdens drukke periodes niet meer aan te denken. Bekijk hoe een telefoondienst werkt om te begrijpen welke instellingen je wanneer kunt aanpassen.
Wat is het verschil tussen een feestdagenbericht en een afwezigheidsbericht?
Het verschil tussen een feestdagenbericht en een afwezigheidsbericht zit hem in de context en de duur. Een feestdagenbericht is specifiek bedoeld voor een vaste, bekende sluitingsdag zoals Kerst of Hemelvaartsdag. Een afwezigheidsbericht is breder toepasbaar en wordt gebruikt voor vakantie, ziekte of andere onverwachte situaties waarbij je tijdelijk niet bereikbaar bent.
Feestdagenbericht: voorspelbaar en gepland
Een feestdagenbericht is van tevoren gepland en heeft een vaste einddatum. Bellers begrijpen de context direct, omdat ze zelf ook weten dat het een feestdag is. Het bericht kan daardoor kort en bondig zijn: je bent gesloten, wanneer ben je weer bereikbaar en wat te doen bij spoed. De toon mag iets warmer en persoonlijker zijn dan een standaard afwezigheidsbericht.
Afwezigheidsbericht: flexibel en situatieafhankelijk
Een afwezigheidsbericht wordt vaker ingezet voor langere periodes of onverwachte situaties. Denk aan een vakantie van twee weken of een zieke medewerker. Dit bericht bevat doorgaans meer informatie, zoals een alternatief contactpersoon of een e-mailadres voor niet-urgente zaken. De toon is zakelijker en de inhoud uitgebreider dan bij een feestdagenbericht.
In de praktijk kun je beide typen berichten combineren. Ga je met kerstvakantie van 24 december tot 5 januari? Dan stel je een afwezigheidsbericht in voor de hele periode en voeg je een feestdagenbericht toe voor de specifieke feestdagen binnen die periode. Zo krijgen bellers altijd de meest relevante informatie.
Hoe Goedemorgen Goedemiddag helpt met bereikbaarheid op feestdagen
Wij zorgen ervoor dat jouw bedrijf ook op feestdagen professioneel bereikbaar blijft, zonder dat jij er zelf bij hoeft te zijn. Via ons online beheerpaneel stel je eenvoudig een feestdagenbericht in dat direct zichtbaar wordt voor onze telefonistes. Elke wijziging die je doorvoert, is meteen actief. Wat wij bieden:
- Professioneel ingesproken berichten voor feestdagen, afgestemd op jouw bedrijfsnaam en stijl.
- Flexibele instructies per datum of tijdslot, zodat je voor elke feestdag een ander bericht kunt instellen.
- Doorschakeloptie naar een spoednummer voor urgente situaties, ook buiten kantooruren.
- Direct een e-mailnotitie na elk gesprek, zodat je na de feestdag meteen weet wie er heeft gebeld.
- 24/7 beschikbaarheid voor bedrijven waarbij continuïteit altijd vooropstaat.
Of je nu een zelfstandige bent, een kleine onderneming runt of een groter bedrijf hebt: wij schalen mee met jouw behoeften. Geen gemiste kansen op feestdagen, wel een professionele uitstraling richting je klanten. Neem contact met ons op en ontdek hoe wij jouw telefoondienst op feestdagen voor je regelen.
Benieuwd wat Goedemorgen Goedemiddag voor uw bedrijf kan betekenen?
Ontdek hoe onze ervaren telefonistes uw oproepen persoonlijk beantwoorden en geen belangrijk gesprek verloren gaat.