Ja, de voorkeurswijze van terugbellen kan worden genoteerd door een professionele telefoniste. Tijdens het gesprek vraagt de telefoniste aan de beller hoe en wanneer hij of zij teruggebeld wil worden, en legt dit vast in de gespreksnotitie. Zo beschikt u altijd over de juiste informatie om een beller op de meest passende manier terug te bereiken. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het vastleggen van terugbelvoorkeuren via een antwoordservice.
Welke terugbelinformatie kan een telefoniste vastleggen?
Een telefoniste kan alle relevante terugbelinformatie vastleggen die een beller opgeeft. Dit omvat minimaal de naam en het telefoonnummer van de beller, maar ook de gewenste terugbelmethode, het beste tijdstip om terug te bellen en eventuele aanvullende contactgegevens zoals een e-mailadres. De gespreksnotitie geeft u direct een volledig beeld van wat de beller verwacht.
In de praktijk gaat het om de volgende gegevens die standaard of op verzoek worden genoteerd:
- Naam en telefoonnummer van de beller
- Bedrijfsnaam, indien van toepassing
- E-mailadres, als de beller dit opgeeft of als u dit als instructie heeft meegegeven
- Gewenste terugbelmethode, zoals telefonisch of per e-mail
- Gewenst tijdstip voor terugbellen, bijvoorbeeld in de ochtend of na een bepaald uur
- Urgentie of reden van het gesprek, zodat u weet hoe snel u actie moet ondernemen
Hoe uitgebreid de notitie wordt, hangt af van de instructies die u als klant heeft ingesteld. Hoe specifieker uw instructies, hoe gerichter de telefoniste de juiste terugbelinformatie uitvraagt bij de beller.
Hoe geef je een telefoniste instructies voor terugbellen?
U geeft een telefoniste instructies voor terugbellen via het online beheerpaneel, ook wel de klantomgeving of het control panel genoemd. Daarin kunt u precies aangeven welke vragen de telefoniste moet stellen aan bellers, inclusief vragen over de gewenste terugbelmethode. Deze instructies zijn direct zichtbaar op het scherm van de telefoniste zodra er een gesprek binnenkomt.
Bij het opstellen van goede instructies voor de antwoordservice terugbellen zijn een paar uitgangspunten belangrijk:
- Wees concreet: Geef aan welke gegevens altijd uitgevraagd moeten worden, zoals het telefoonnummer en de voorkeur voor contact per telefoon of e-mail.
- Houd het beknopt: Instructies zijn effectiever als ze kort en helder zijn. Een telefoniste verwerkt uw instructies snel tijdens een gesprek, dus hoe duidelijker de tekst, hoe beter.
- Denk per contactpersoon: Als u meerdere medewerkers of afdelingen heeft, kunt u per contactpersoon aparte instructies instellen. Zo kan een beller voor afdeling A anders worden behandeld dan een beller voor afdeling B.
- Pas instructies aan wanneer nodig: Elke wijziging die u doorvoert in het beheerpaneel is direct zichtbaar voor de telefoniste, zonder vertraging.
Wilt u weten hoe dit proces in de praktijk werkt? Lees dan meer over hoe telefoonbeantwoording werkt en welke mogelijkheden er zijn voor het instellen van instructies.
Wat gebeurt er met de terugbelnotitie na een gesprek?
Direct na afloop van het gesprek stuurt de telefoniste u een gespreksnotitie per e-mail of sms. Deze notitie bevat alle vastgelegde informatie, waaronder de terugbelmethode en het gewenste tijdstip. U hoeft dus niet te wachten of zelf contact op te nemen om te weten wie er heeft gebeld en hoe die persoon teruggebeld wil worden.
Naast de directe e-mail zijn de notities ook beschikbaar in uw persoonlijke beheerpaneel. Daar kunt u:
- Alle gespreksnotities terugzoeken via de ingebouwde zoekfunctie
- Gespreksopnames terugluisteren om te controleren of alle informatie correct is vastgelegd
- Notities filteren en raadplegen wanneer het u uitkomt
Dit betekent dat de terugbelvoorkeur van een beller niet verloren gaat, ook niet als u op dat moment in een vergadering zit of onderweg bent. Zodra u de notitie leest, weet u precies op welke manier en op welk moment u de beller het beste kunt bereiken.
Kan de terugbelmethode per beller verschillen?
Ja, de terugbelmethode kan per beller verschillen en dat is juist een van de voordelen van een professionele telefoondienst. De telefoniste legt de voorkeur vast zoals de beller die opgeeft, zodat elke gespreksnotitie een persoonlijk en accuraat beeld geeft. De ene beller wil liever teruggebeld worden, de andere beller geeft de voorkeur aan contact per e-mail.
Dit werkt in de praktijk als volgt: de telefoniste stelt tijdens het gesprek gerichte vragen op basis van uw instructies. Als u heeft aangegeven dat de terugbelmethode altijd uitgevraagd moet worden, noteert de telefoniste wat de beller aangeeft. Dat kan per gesprek dus volledig verschillen:
- Beller A wil teruggebeld worden tussen 14:00 en 16:00 uur
- Beller B heeft liever een e-mail met een voorstel
- Beller C geeft aan dat het urgent is en zo snel mogelijk contact wil
Omdat elke notitie individueel wordt opgesteld en direct naar u wordt verstuurd, kunt u uw reactie afstemmen op wat die specifieke beller heeft aangegeven. Dit voorkomt misverstanden en zorgt voor klantgerichte communicatie, zonder dat u zelf bij elk gesprek aanwezig hoeft te zijn.
Wat zijn de voordelen van het vastleggen van terugbelvoorkeuren?
Het vastleggen van terugbelvoorkeuren zorgt ervoor dat u bellers op de juiste manier en op het juiste moment terugbelt, wat de klanttevredenheid verhoogt en onnodige miscommunicatie voorkomt. In plaats van blindelings terug te bellen op een ongelegen moment, heeft u direct de context die u nodig heeft om effectief te reageren.
De concrete voordelen zijn onder andere:
- Efficiënter werken: U weet van tevoren hoe en wanneer u iemand het beste bereikt, waardoor u minder tijd kwijt bent aan mislukte terugbelpogingen.
- Professionele uitstraling: Een beller die merkt dat zijn of haar voorkeur is genoteerd en nageleefd, ervaart uw bedrijf als attent en georganiseerd.
- Minder gemiste kansen: Door de gespreksnotitie met terugbelvoorkeur mist u geen enkele beller, ook niet als u zelf druk bezig bent.
- Betere klantrelaties: Persoonlijk en passend contact versterkt de relatie met klanten en prospects, omdat zij zich serieus genomen voelen.
- Overzicht en controle: Via het beheerpaneel heeft u alle notities bij de hand, zodat u terugbelverzoeken kunt prioriteren op basis van urgentie of voorkeur.
Voor freelancers en kleine bedrijven is dit voordeel extra merkbaar. Juist als u alleen of met een klein team werkt, kost het veel tijd om zelf alle telefoontjes bij te houden. Het vastleggen van de gespreksnotitie met terugbelvoorkeur geeft u de ruimte om geconcentreerd te werken, met de zekerheid dat u niets over het hoofd ziet.
Hoe Goedemorgen Goedemiddag helpt met het vastleggen van terugbelvoorkeuren
Wij bieden een professionele telefoondienst waarbij onze getrainde telefonistes niet alleen de telefoon opnemen in uw bedrijfsnaam, maar ook actief de terugbelvoorkeur van iedere beller uitvragen en vastleggen. Dit doen we op basis van de instructies die u zelf instelt in uw persoonlijke beheerpaneel. Zo werkt het bij ons:
- Onze telefonistes noteren de naam, het telefoonnummer, de gewenste terugbelmethode en het beste tijdstip om terug te bellen
- Direct na het gesprek ontvangt u een gespreksnotitie per e-mail of sms, zodat u altijd direct actie kunt ondernemen
- Via uw online beheerpaneel kunt u alle notities terugzoeken, gesprekken terugluisteren en uw instructies op elk moment aanpassen
- Elke wijziging in uw instructies is direct zichtbaar op het scherm van de telefoniste, zonder vertraging
- U bepaalt zelf per contactpersoon hoe we omgaan met bellers en welke informatie we uitvragen
Of u nu freelancer bent of een groeiend bedrijf runt, wij schalen mee met uw behoeften. Wilt u zelf ervaren hoe dit in de praktijk werkt? Neem dan een kijkje op de website van Goedemorgen Goedemiddag of neem contact op om een gratis proefperiode van 30 dagen aan te vragen. Zo ontdekt u zonder verplichtingen hoe wij uw telefooncommunicatie professioneel en persoonlijk regelen.
Benieuwd wat Goedemorgen Goedemiddag voor uw bedrijf kan betekenen?
Ontdek hoe onze ervaren telefonistes uw oproepen persoonlijk beantwoorden en geen belangrijk gesprek verloren gaat.