Een goede telefoondienst voor je bedrijf kies je door te kijken naar je specifieke behoeften, het ervaren team van de aanbieder, transparante prijsstelling en flexibele serviceniveaus. De beste keuze hangt af van factoren zoals oproepvolume, gewenste functionaliteiten en budget. Deze gids beantwoordt de belangrijkste vragen over het selecteren van een professionele telefoondienst die past bij jouw bedrijf.
Een professionele telefoondienst is een uitbestede dienst waarbij getrainde telefonistes namens jouw bedrijf de telefoon beantwoorden. Ze nemen op met jouw bedrijfsnaam, voeren instructies uit en maken gespreksnotities die je direct ontvangt. Dit zorgt ervoor dat je bereikbaar blijft zonder zelf constant gestoord te worden.
Een telefoondienst omvat verschillende vormen van ondersteuning:
Moderne bedrijven zetten steeds vaker telefoondiensten in omdat ze hierdoor gefocust kunnen blijven op hun kernactiviteiten. Je mist geen belangrijke gesprekken meer, maar wordt ook niet onderbroken door onbelangrijke zaken. Dit verbetert zowel je productiviteit als de klantervaring, omdat bellers altijd professioneel te woord worden gestaan.
Telefoondiensten hanteren verschillende prijsmodellen, waarbij pay-per-use het meest transparant is. Je betaalt alleen voor gesprekken die daadwerkelijk worden afgehandeld, meestal tussen € 2 en € 5 per gesprek. Sommige aanbieders werken met maandabonnementen vanaf € 50 tot € 150 per maand, afhankelijk van het aantal inbegrepen gesprekken.
De kosten worden beïnvloed door verschillende factoren:
Vergeleken met een interne receptionist ben je vaak goedkoper uit met een telefoondienst. Een fulltime receptionist kost al gauw € 35.000 tot € 45.000 per jaar, inclusief werkgeverslasten, terwijl een telefoondienst voor kleinere bedrijven vaak onder de € 200 per maand blijft. Bovendien heb je geen zorgen over ziekte, vakantie of opleidingskosten.
Een kwalitatieve telefoondienst beschikt over essentiële functies die naadloos aansluiten op jouw bedrijfsvoering. Minimaal moet de dienst Nederlandstalige en Engelstalige bediening bieden, een online beheerpaneel hebben en directe gespreksnotities versturen. Deze basisfunctionaliteiten zorgen ervoor dat je altijd op de hoogte bent van alle contactmomenten.
Essentiële features die niet mogen ontbreken:
Daarnaast moet je instructies eenvoudig kunnen aanpassen via het online platform. Wijzigingen moeten direct zichtbaar zijn voor de telefonistes, zodat zij altijd volgens de meest recente richtlijnen handelen. Een goede dienst biedt ook de mogelijkheid om gesprekken na te luisteren voor kwaliteitscontrole.
Bij het selecteren van een telefoondienst let je op de ervaring van het team, de servicegraad, klantenreviews en transparantie in prijsstelling. Een betrouwbare aanbieder beantwoordt 80% van de gesprekken binnen 20 seconden en heeft een ervaren team dat professioneel met jouw klanten omgaat.
Belangrijke selectiecriteria voor het vergelijken van aanbieders:
Maak een checklist voor het evalueren van potentiële leveranciers. Vraag naar referenties van bestaande klanten, test de bereikbaarheid van hun eigen klantenservice en informeer naar back-upprocedures bij technische problemen. Een goede aanbieder is transparant over de werkwijze en laat je kennismaken met het team dat jouw gesprekken zal afhandelen.
Het uitbesteden van telefonie wordt tijd wanneer je constant in vergaderingen zit, belangrijke gesprekken mist of onderbrekingen je productiviteit verstoren. Ook bij bedrijfsgroei zonder budget voor extra personeel is een telefoondienst de ideale oplossing om professioneel bereikbaar te blijven.
Duidelijke signalen dat je een telefoondienst nodig hebt:
Vooral voor mkb-ondernemers die veel onderweg zijn of aan verschillende projecten werken, biedt een telefoondienst de perfecte balans tussen bereikbaarheid en productiviteit. Je behoudt de controle over welke gesprekken belangrijk genoeg zijn voor directe doorverbinding, terwijl alle andere contactmomenten netjes worden gedocumenteerd voor latere follow-up.
Wij bieden de perfecte oplossing voor mkb-ondernemers die professioneel bereikbaar willen blijven zonder constant gestoord te worden. Ons ervaren team van telefonistes neemt sinds 2014 gesprekken aan namens ondernemers, waarbij we alleen de belangrijke telefoontjes doorverbinden en van de rest een overzichtelijke notitie per e-mail sturen.
Onze dienstverlening kenmerkt zich door:
Via ons online platform beheer je eenvoudig alle instellingen en ontvang je direct na elk gesprek een samenvatting met de naam, boodschap en contactgegevens van de beller. Ontdek hoe onze professionele antwoordservice jouw bedrijf kan helpen groeien terwijl je gefocust blijft op wat echt belangrijk is. Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden.
Een telefoondienst voor mkb-bedrijven is een professionele service waarbij externe telefonistes telefoontjes beantwoorden namens uw bedrijf. Deze dienst zorgt ervoor dat ondernemers bereikbaar blijven zonder voortdurend te worden onderbroken door elk gesprek. Telefonistes screenen gesprekken, maken notities en verbinden alleen belangrijke zaken door, waardoor u zich kunt concentreren op uw kernactiviteiten.
Een telefoondienst is een uitbestede service waarbij getrainde telefonistes uw bedrijfstelefoon beantwoorden met uw bedrijfsnaam. Voor mkb-bedrijven betekent dit professionele bereikbaarheid zonder de kosten van extra personeel. De service biedt een professionele uitstraling en zorgt ervoor dat geen enkel belangrijk gesprek wordt gemist.
Mkb-ondernemers kiezen voor een telefoondienst omdat zij vaak te druk zijn met vergaderingen, klantbezoeken of operationele zaken om elke oproep te kunnen beantwoorden. Tegelijkertijd willen zij wel bereikbaar blijven voor hun klanten. Een externe telefoondienst lost dit probleem op door als verlengstuk van het bedrijf te fungeren.
De voordelen zijn direct merkbaar: klanten krijgen altijd een vriendelijke, professionele ontvangst, ook buiten kantooruren. Dit verhoogt de klanttevredenheid en voorkomt dat potentiële klanten naar de concurrentie gaan omdat zij niemand aan de telefoon krijgen.
Het proces begint wanneer een klant uw nummer belt en de oproep wordt doorgeschakeld naar de telefoondienst. De telefoniste neemt op met uw bedrijfsnaam en behandelt het gesprek volgens uw vooraf opgegeven instructies. Na elk gesprek ontvangt u direct een gedetailleerde notitie per e-mail met alle relevante informatie.
Het proces verloopt als volgt:
Via het online beheerpaneel kunt u instructies aanpassen, gespreksnotities bekijken en zelfs gesprekken terugluisteren. Dit geeft u volledige controle over hoe uw telefoontjes worden afgehandeld.
Het uitbesteden van telefoonverkeer levert directe tijdsbesparing en verhoogde productiviteit op. Ondernemers ontvangen alleen gefilterde, belangrijke gesprekken, terwijl alle andere oproepen professioneel worden afgehandeld. Dit voorkomt constante onderbrekingen tijdens belangrijke werkzaamheden en vergaderingen.
De concrete voordelen zijn:
Daarnaast verbetert een professionele antwoordservice de klantenservice aanzienlijk. Klanten waarderen het dat zij altijd iemand aan de telefoon krijgen in plaats van een voicemail of geen gehoor.
Een telefoondienst kan vrijwel alle soorten zakelijke gesprekken afhandelen, van eenvoudige informatievragen tot complexe klachten. Telefonistes zijn getraind om professioneel om te gaan met verschillende gesprekstypen en kunnen handelen volgens uw specifieke instructies per type oproep.
Veelvoorkomende gesprekstypen zijn:
Voor elk type gesprek kunt u specifieke instructies geven. Bijvoorbeeld: informatievragen direct laten beantwoorden, offerteaanvragen laten doormailen en spoedgevallen direct laten doorverbinden naar uw mobiel.
Door gebruik te maken van een telefoondienst blijft u bereikbaar zonder tijdens cruciale momenten te worden onderbroken. De telefonistes fungeren als filter en beoordelen de urgentie van elk gesprek. Alleen echt urgente zaken worden direct doorverbonden, terwijl andere gesprekken netjes worden afgehandeld en gerapporteerd.
Praktische oplossingen voor ongestoorde bereikbaarheid:
Dit systeem zorgt ervoor dat u nooit een belangrijk gesprek mist, maar ook niet onnodig wordt gestoord door routine-oproepen. Uw klanten ervaren nog steeds uitstekende service, terwijl u ongestoord kunt werken.
De meeste telefoondiensten werken met een pay-per-usemodel, waarbij u alleen betaalt voor daadwerkelijk beantwoorde gesprekken. Dit maakt de service toegankelijk voor bedrijven van elke omvang, van kleine eenmanszaken tot grotere mkb-ondernemingen. Er zijn meestal geen opstartkosten of maandelijkse minimumbedragen.
Veelvoorkomende kostenmodellen zijn:
Voor mkb-bedrijven is het belangrijk om transparante prijzen te hebben zonder verborgen kosten. Budgetoverwegingen omvatten het gemiddelde aantal gesprekken per maand en het gewenste serviceniveau (standaard kantooruren versus 24/7-bereikbaarheid).
Goedemorgen Goedemiddag biedt mkb-bedrijven een complete telefoondienst, waarbij ervaren telefonistes opnemen met uw bedrijfsnaam en gesprekken afhandelen volgens uw instructies. Na elk gesprek ontvangt u direct een notitie per e-mail met alle relevante informatie, zodat u altijd op de hoogte blijft zonder te worden gestoord.
Onze specifieke voordelen voor mkb-ondernemers:
Ontdek hoe onze professionele telefoonbeantwoording uw bedrijf kan helpen om bereikbaar te blijven zonder onderbrekingen. Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek over uw specifieke behoeften en ontdek hoe u meer tijd kunt besteden aan wat echt belangrijk is voor uw onderneming.
Het uitbesteden van een telefoondienst biedt aanzienlijke voordelen voor drukke ondernemers die hun bereikbaarheid willen verbeteren zonder constant onderbroken te worden. Een professionele externe telefoondienst filtert belangrijke gesprekken, bespaart tijd en geld en zorgt voor een consistente bedrijfsuitstraling. Moderne ondernemers kiezen steeds vaker voor deze oplossing om hun productiviteit te verhogen, terwijl ze alle belangrijke contactmomenten behouden.
Het uitbesteden van een telefoondienst betekent dat een externe partij uw bedrijfstelefoon beantwoordt wanneer u dat zelf niet kunt. De telefonistes nemen op met uw bedrijfsnaam en handelen gesprekken af volgens uw specifieke instructies, waarna u een gedetailleerd verslag ontvangt.
Er bestaan verschillende vormen van externe telefoonbeantwoording. De meest voorkomende zijn volledige telefoonbeantwoording, waarbij alle gesprekken worden afgehandeld, en selectieve doorverbinding, waarbij belangrijke bellers direct worden doorgeschakeld. Ook zijn er hybride oplossingen mogelijk, waarbij bepaalde tijden of gesprekstypen anders worden behandeld.
Het verschil tussen interne en uitbestede telefonische ondersteuning ligt vooral in flexibiliteit en kosten. Interne medewerkers vereisen vaste salarissen, werkplekken en training, terwijl externe diensten met uw behoefte meeschalen en alleen kosten wanneer ze daadwerkelijk worden gebruikt.
De groeiende populariteit van externe antwoordservices komt voort uit de veranderende werkwijzen van moderne ondernemers. Flexibel werken, thuiswerken en constant onderweg zijn maken het lastiger om altijd bereikbaar te zijn voor belangrijke gesprekken.
Ondernemers ervaren toenemende druk om productief te blijven, terwijl ze tegelijkertijd bereikbaar moeten zijn voor klanten. Telefonische onderbrekingen verstoren de concentratie en workflow, vooral tijdens belangrijke projecten of vergaderingen. Een professionele antwoordservice lost dit dilemma op door filtering en prioritering mogelijk te maken.
Het huidige bedrijfsklimaat vraagt om maximale efficiëntie, waarbij elke onderbreking kostbaar is. Tegelijkertijd willen klanten snelle reacties en goede bereikbaarheid. Externe telefoonbeantwoording combineert beide behoeften door professionele afhandeling met slimme filtering.
Het uitbesteden van telefoonbeantwoording bespaart aanzienlijk op personeelskosten vergeleken met het aannemen van een receptionist. Een fulltime receptionist kost al snel € 35.000–45.000 per jaar, inclusief secundaire arbeidsvoorwaarden, werkplek en training.
De kostenvergelijking toont duidelijke voordelen:
De totale eigendomskosten (TCO) van een externe telefoondienst blijven vaak onder de € 200–500 per maand, afhankelijk van het aantal gesprekken. Dit is een fractie van de kosten voor eigen personeel, terwijl de servicekwaliteit vaak hoger is door gespecialiseerde training en ervaring.
Een professionele telefoondienst zorgt voor consistente, vriendelijke beantwoording die uw bedrijfsimago versterkt. Klanten ervaren altijd dezelfde hoge kwaliteit, ongeacht het tijdstip of uw beschikbaarheid.
Getrainde telefonistes hanteren professionele gespreksvoering en kennen de juiste etiquette voor zakelijke communicatie. Ze nemen altijd op binnen enkele belsignalen, spreken duidelijk en vriendelijk en zorgen voor een accurate doorgifte van berichten. Dit creëert een betrouwbare indruk bij prospects en bestaande klanten.
Consistente communicatie is cruciaal voor vertrouwen. Wanneer klanten altijd een professionele stem horen die uw bedrijfsnaam correct uitspreekt en hen adequaat kan helpen, versterkt dit de geloofwaardigheid van uw onderneming. Externe diensten bieden deze consistentie zonder de variabiliteit die ontstaat bij wisselende interne medewerkers.
Het uitbesteden van telefoonbeantwoording levert gemiddeld twee tot vier uur tijdwinst per dag op voor drukke ondernemers. Deze tijd ontstaat door het wegvallen van telefonische onderbrekingen en het filteren van niet-urgente gesprekken.
De productiviteitsverbetering komt op verschillende manieren tot stand:
Deze efficiëntiewinst vertaalt zich direct in meer tijd voor kernactiviteiten zoals verkoop, productie of strategische planning. Veel ondernemers ervaren minder stress doordat ze weten dat alle gesprekken professioneel worden afgehandeld, ook wanneer zij niet beschikbaar zijn.
Wij bieden een complete oplossing voor ondernemers die hun telefoonbeantwoording willen uitbesteden zonder concessies te doen aan kwaliteit. Onze ervaren telefonistes nemen op met uw bedrijfsnaam en voeren uw instructies precies uit, zodat elke beller de professionele service krijgt die past bij uw bedrijf.
Onze dienstverlening kenmerkt zich door:
U bepaalt zelf welke gesprekken direct worden doorverbonden en welke als notitie worden doorgegeven. Onze werkwijze zorgt ervoor dat u nooit belangrijke gesprekken mist, terwijl u wel de rust krijgt om ongestoord te werken. Wilt u meer weten over hoe wij uw telefoonbeantwoording kunnen verbeteren? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden.
Een professionele telefoondienst is een externe service die telefoonoproepen voor bedrijven beantwoordt en afhandelt namens de onderneming. Getrainde telefonistes nemen op met de bedrijfsnaam, voeren gesprekken volgens instructies en maken gedetailleerde notities van elke oproep. Deze dienst zorgt ervoor dat ondernemers bereikbaar blijven zonder zelf constant de telefoon te hoeven opnemen.
Een professionele telefoondienst biedt volledige telefoonbeantwoording door getrainde medewerkers die opnemen namens uw bedrijf. De kernfunctionaliteiten omvatten het beantwoorden van oproepen, het doorverbinden van gesprekken, het maken van gespreksnotities en het filteren van belangrijke versus minder urgente telefoontjes.
De service verschilt fundamenteel van traditionele receptionistes, omdat het een externe oplossing betreft die flexibel inzetbaar is. Waar een eigen receptionist fysiek aanwezig moet zijn en vaste kosten met zich meebrengt, werkt een telefoondienst op afstand en schaalt deze mee met uw behoefte.
Automatische systemen zoals voicemail kunnen wel berichten opnemen, maar bieden geen persoonlijke interactie. Een professionele telefoondienst combineert de persoonlijke touch van menselijke communicatie met de flexibiliteit van een externe service. Telefonistes kunnen vragen beantwoorden, doorverbinden naar de juiste persoon en direct beoordelen welke gesprekken urgent zijn.
Ondernemers kiezen voor externe telefoonbeantwoording omdat dit tijdsbesparing en focus op kernactiviteiten mogelijk maakt. Tijdens vergaderingen, klantbezoeken of concentratiewerk hoeven zij niet onderbroken te worden door elke oproep, maar ontvangen zij alleen de werkelijk belangrijke gesprekken.
De belangrijkste redenen voor mkb-ondernemers zijn:
Voor drukke ondernemers betekent dit dat zij hun agenda beter kunnen plannen en minder vaak gestoord worden door commerciële gesprekken of vragen die later afgehandeld kunnen worden.
Een professionele telefoondienst volgt een gestructureerd proces waarbij elke oproep systematisch wordt afgehandeld. Wanneer iemand uw bedrijfsnummer belt, neemt een getrainde telefoniste op met uw bedrijfsnaam en voert zij het gesprek volgens uw vooraf opgegeven instructies.
Het proces verloopt als volgt:
Via een online beheerpaneel kunt u realtime uw instructies aanpassen, gespreksnotities inzien en gesprekken terugluisteren. Wijzigingen worden direct zichtbaar op het scherm van de telefoniste, waardoor de service altijd actueel blijft.
De kosten voor een professionele telefoondienst variëren afhankelijk van het gekozen prijsmodel en het aantal gesprekken. De meeste aanbieders hanteren een pay-per-use-systeem, waarbij u alleen betaalt voor daadwerkelijk afgehandelde gesprekken, zonder vaste maandkosten.
Gangbare prijsmodellen zijn:
Vergeleken met een eigen receptionist (gemiddeld € 2.500 tot € 3.500 per maand inclusief werkgeverslasten) is een externe antwoordservice vaak kosteneffectiever. Vooral voor bedrijven met 20 tot 100 gesprekken per maand biedt dit aanzienlijke besparingen.
Een externe telefoondienst biedt meer flexibiliteit dan eigen receptionistepersoneel, omdat er geen zorgen zijn over ziektevervanging, vakantieopvang of werkgeversverplichtingen. De service is altijd beschikbaar, zonder dat u zich hoeft te bemoeien met personeelsmanagement.
Belangrijke voordelen zijn:
Bovendien hebben professionele telefonistes ervaring met het afhandelen van verschillende soorten gesprekken en kunnen zij beter inschatten welke oproepen urgent zijn. Dit resulteert in effectievere filtering dan bij een algemene receptionist die mogelijk minder telefonische ervaring heeft.
Goedemorgen Goedemiddag biedt een complete telefoondienst, speciaal ontworpen voor drukke mkb-ondernemers die bereikbaar willen blijven zonder constant gestoord te worden. Onze getrainde telefonistes nemen op met uw bedrijfsnaam en zorgen ervoor dat u alleen de belangrijke gesprekken ontvangt.
Onze aanpak kenmerkt zich door:
Door onze jarenlange ervaring begrijpen wij dat elk bedrijf unieke behoeften heeft. Daarom werken wij met persoonlijke instructies die ervoor zorgen dat gesprekken precies worden afgehandeld zoals u dat wilt. Ontdek hoe onze service werkt en neem contact op voor een vrijblijvend gesprek over uw telefonische bereikbaarheid.
Het is nu mogelijk om in onze klantomgeving een tijdelijke instructie aan te maken. Dat betekent dat u uw vakantie, ziekteverlof of andere tijdelijke afwezigheid kunt opgeven, terwijl uw normale instructies beschikbaar blijven.
Deze tijdelijke instructie komt bij uw telefonistes in beeld op de door u aangegeven begindatum en verdwijnt uit beeld op de door u aangegeven einddatum. Geen misverstanden, geen extra werk, geen gepuzzel om de instructies kort te houden!
Hoe werkt het? De tijdelijke instructie wordt opgegeven per contactpersoon. Log in en ga in het dashboard direct naar de contactpersonen aan het linkerkant. Klik op de bovenste contactpersoon en als die zich opent kiest u via het grijze pijltje degene waarvoor u een tijdelijke instructie wil toepassen.
Scroll helemaal naar beneden. Net boven Email Preferences vindt u het invulveld voor de tijdelijke instructies. Vergeet niet om na het invullen weer omlaag te scrollen en de wijziging op te slaan.
Hieronder vindt u een ingevuld voorbeeld.
Wilt u de instructie op een later moment nogmaals gebruiken? Dat kan door simpelweg een nieuwe start- en einddatum in te vullen.
Vindt u dit ingewikkeld of werkt het op uw digitale platform niet helemaal naar wens? Neem contact op met uw accountmanager, zij helpt u graag. Haar naam staat bij Instellingen, in het Hoofdmenu te vinden onder Antwoordservice.
Wij introduceren op 1 juli 2022 nieuwe pakketten met een wijziging in het gesprekstarief van de huidige drie pakketten ZZP, MKB en PRO.
De tarieven voor het abonnement praktisch gelijk, worden zelfs 5 cent goedkoper. Naast het wijzigen van de bestaande tarieven zal er voor een aantal specifieke en aanvullende diensten ook extra tarieven worden doorgevoerd.
De nieuwe tarieven zult u voor het eerst terugzien op de factuur van 1 augustus 2022 over de periode juli 2022.
Onze dienst blijft vriendelijk voor onze kleinverbruikers en periodieke verbruikers, het standaard en kleinste abonnement is het ZZP pakket.
ZZP
MKB
PRO
ENTERPRISE
De volgende kosten blijven ongewijzigd:
Indien een gesprek langer duurt dan 3 minuten wordt er 1,5 cent per seconde aanvullend in rekening gebracht. Het maken van de notitie is onderdeel van de gespreksduur. Voor het grootste deel van de gesprekken volstaat de norm van 3 minuten.
Wanneer een gesprek moet worden doorverbonden naar uw toestel dan rekenen we 1 euro per gesprek additioneel, dit is ter dekking van de belminuten.
In het afgelopen jaar heeft Goedemorgen-Goedemiddag wederom haar kwaliteit bewezen en veel nieuwe klanten mogen verwelkomen. Intussen stond ook de techniek niet stil. De software waarmee wij werken heeft enkele updates gehad en ook in het Control Panel aan uw kant zijn meerdere uitbreidingen doorgevoerd. Denk hierbij aan de typografische opmaak voor de instructies voor nog meer duidelijkheid, het kunnen toevoegen van een extra mailadres voor het versturen van de belnotities en het gebruik van enkele standaardzinnen voor veelvoorkomende situaties. Dat laatste houdt de notitietijd zo kort mogelijk en de notitie overzichtelijk.
Ook in 2022 willen we de ons kenmerkende kwaliteit blijven leveren en daarnaast onze diensten uitbreiden met de mogelijkheid om ons telefoonteam meer klantenservice handelingen voor u te laten verrichten.
Om onze ambities (hoge kwaliteit en veel service) ook in 2022 te verwezenlijken op een gezonde financiële basis, ontkomen wij er niet aan om de tarieven met ingang van 01-07-2022 te verhogen.
Wat voor soort handelingen verstaan we onder klantenservice-handelingen? Hieronder enkele voorbeelden:
In de afgelopen jaren hebben wij voor een beperkt aantal klanten al klantenservice-handelingen uitgevoerd. Echter, om dat op meer reguliere basis te kunnen aanbieden is het nodig gebleken deze handelingen apart te factureren.
Een telefonist(e) kan aanvinken dat er tijdens het gesprek een klantenservice handeling heeft plaatsgevonden. U kunt dit verifiëren aan de hand van de informatie in de gespreksnotitie en u ziet een extra factuurregel hiervoor op uw factuur verschijnen.
Ervaring leert ons dat dit soort gesprekken intensiever zijn alsmede langer duren , waardoor ons telefoonteam meer inzet en tijd nodig heeft en dit redden we niet meer met het huidige tarief.
Kunt u zich niet vinden in de genoemde tariefwijzigingen, bespreek dit dan altijd met uw accountmanager.
Het is eindelijk zomer geworden en iedereen trekt naar buiten. Herkent u dat? Ziet u vanachter uw bureau uw buren, vrienden en kennissen vertrekken? In de wetenschap dat zij lekker toegeven aan de verleidingen van luie ligstoelen, gezellige terrasjes in zomerse kleding en koele drankjes onder een parasol? Misschien maken ze zelfs een uitstapje naar het strand? Helaas is dat voor veel ondernemers niet weggelegd. Immers, elke keer als je jezelf een vrije dag geeft loop je grote kans een opdracht te missen. En dat niet alleen, ook uw bestaande relaties verwachten dat u onder alle weersomstandigheden voor ze beschikbaar bent.
De oplossing is simpel! Neem gerust een dagje vrij, of desnoods een middag. Wandel in het schaduwrijke bos, geniet van een heerlijke salade op een zonnig terrasje of houd weer eens een goed gesprek met uw beste vrienden. Uw ervaren en professionele Goedemorgen-Goedemiddag telefoonteam is intussen present om uw bellers te woord te staan, precies volgens uw instructies. Direct na elk gesprek ontvangt u de belnotitie in de mail, zodat u zelf bepaalt voor welke beller u uw vrije middag onderbreekt en wie u liever de volgende dag terugbelt.
De grote voordelen van de Goedemorgen-Goedemiddag antwoordservice zijn de eenvoud waarmee u de dienst inschakelt, de kwalitatief hoogwaardige gesprekken van het telefoonteam en de flexibiliteit die wij u bieden. U hoeft niet vooraf aan te kondigen of u gebruik maakt van de dienst, u bent niets verplicht, u schakelt alleen door op de tijden dat ú het wilt. Beschikbaar voor een bescheiden tarief (al vanaf €5 per maand en €1.95 per gesprek). Klik hier om te zien hoe u in drie simpele stappen uw gratis proefperiode opstart.
Nu alleen nog beslissen of het dat leuke terrasje aan het strand wordt of tóch die comfortabele hangmat in uw eigen achtertuin ………
Als medewerker van een telefoondienst maak je de hele dag verbinding. Letterlijk, maar ook figuurlijk. Zeker in deze tijd van thuiswerken is het cruciaal om verbinding te maken met de bellers. Daarbij zijn waardering voor de persoon van de beller, een lach op je gezicht , oprechte aandacht en interesse onmisbare factoren.
We leven in een tijdperk van kunstmatige intelligentie, van geautomatiseerde processen en gestandaardiseerde reacties. Dan is het een verademing als je team elke dag weer voor de ultieme verbinding gaat. In deze blog willen we niet alleen onze waardering uiten voor het telefoonteam van Goedemorgen-Goedemiddag, maar ook aan iedereen laten weten dat klantcontact een VAK is, sterker nog: een geweldig uitdagend en intensief, maar prachtig VAK. Dit werk vereist dan ook het nodige vakmanschap. Een goede telefonist(e) verdient daar alle aandacht en erkenning voor.
De wijze waarop het telefonisch contact met de beller verloopt, bepaalt grotendeels het beeld van een organisatie. Immers, vaak is de telefonist(e) het eerste contactmoment voor een bedrijf en dus het visitekaartje. De eerste seconden van een gesprek zijn van cruciaal belang. Wist u dat de meeste mensen in de eerste 2 seconden al een oordeel vellen? De telefonist(e) zal dus razendsnel meerdere handelingen moeten uitvoeren en meerdere beslissingen moeten nemen. Voor welk bedrijf wordt er gebeld? Welke informatie heb je ter beschikking over het bedrijf en welke afdelingen of contactpersonen zijn er? Welke communicatiestijl is wenselijk? Voor een advocatenkantoor zal een gesprek meestal vormelijker gevoerd worden dan voor een aannemersbedrijf of een webshop. Van het grote bedrijf met veel afdelingen ken je de contactpersonen misschien niet allemaal persoonlijk, terwijl je van de ZZP-er zelfs sommige bellers herkent.
Een goede telefonist(e) is klantgericht en luistert actief. Wat is de vraag, wat zijn de wensen van de beller? Hoe kunnen we hem of haar helpen? Snel begrijpen wat een beller wenst is belangrijk, temeer daar niet elke beller in staat is om zijn of haar vraag kort en duidelijk te verwoorden. Je moet dus niet alleen goed kunnen luisteren, maar indien nodig de beller helpen met samenvatten. Dit vereist een grote communicatieve vaardigheid, temeer daar je de beller in zijn waarde wilt laten en hem niet wilt onderbreken. De beller ziet daarbij jouw lichaamstaal niet, dus jouw reactie moet passend zijn.
Een goede telefonist(e) maakt al vanaf het begin van het gesprek aantekeningen. Je noteert de naam en eventueel de bedrijfsnaam van de beller, het telefoonnummer en indien wenselijk het e-mailadres. Vaak noteer je daarnaast nog andere gegevens die belangrijk zijn, zoals postcode en huisnummer of een ordernummer. Aan het eind van het gesprek vat je deze informatie samen en stuurt het direct door naar de juiste contactpersoon of afdeling. Het is heel belangrijk dat alle gesprekken die via Goedemorgen-Goedemiddag verlopen direct aan het betrokken bedrijf gemeld worden, want dat kan daardoor op de juiste manier en met de juiste snelheid reageren.
Een goed telefoonteam behoudt tijdens elk gesprek de regie. Goedemorgen-Goedemiddag biedt geen luisterlijn, maar een zakelijke dienst. Het is in het belang van het bedrijf waarvoor we het gesprek aannemen, dat alle bellers vriendelijk, beleefd en professioneel te woord worden gestaan. Ook als het om een klacht gaat of om een ongeduldige beller aan wiens wens niet direct kan worden voldaan.
Geduld is een belangrijke eigenschap. Niet alleen hoor je in de loop van de dag vaak dezelfde vragen, je luistert ook naar ongeduldige of soms zelfs boze bellers. Een kalme stem en een professioneel gevoerd gesprek helpt om de beller te kalmeren en alleen dan kan je de beller werkelijk verder helpen.
Naast deze kwaliteiten en eigenschappen zijn stressbestendigheid en flexibiliteit voor een vakkundige telefonist(e) onmisbaar. Soms is het rustig, soms is het druk, maar elke beller krijgt de aandacht die hij of zij verdient.
Een professioneel en vakkundig telefoonteam sluit indien mogelijk elk gesprek af met een goed gevoel voor de beller. Na het gesprek is het beeld van het bedrijf immers niet meer te beïnvloeden. De mensen die bij Goedemorgen-Goedemiddag werken vinden dit de normaalste zaak van de wereld. Ook bij moeilijke gesprekken is het belangrijk de beller te laten weten dat hij echt gehoord is, dat er duidelijke afspraken zijn gemaakt en dat er iets met het gesprek gedaan wordt. Maar ook aan de kant van de telefonist(e) moet het gesprek met een goed gevoel eindigen. Een goed verlopen gesprek is een gesprek waar je met plezier op terugkijkt. Gelukkig is ook dat inherent aan goed vakmanschap.
Ons plezier is een niet te onderschatten factor voor uw succes.
Elke klant is anders, elk bedrijf heeft haar eigen belangrijke aspecten, elk bedrijf is van andere omvang en branche en elk bedrijf heeft andere eisen en wensen. Om die reden heeft Goedemorgen Goedemiddag er een paar jaar geleden voor gekozen om te gaan werken met een vaste accountmanager voor iedere nieuwe klant.
De accountmanager helpt de klant op weg bij het opstarten en het wegwijs maken in zijn/haar ‘controlepanel’ zodat de klant weet waar hij/zij gegevens kan invoeren, maar ook hoe hij/zij in een later stadium onderdelen kan aanpassen of uitbreiden.
Dit zijn nog maar een paar zaken van een hele range aan mogelijkheden en opties die worden toegelicht en behandeld met u en uw accountmanager.
Een klant krijgt hiermee een goede start en kan direct optimaal gebruik maken van zijn/haar nieuwe telefonische antwoordservice.
De accountmanager neemt weer even contact op om te horen of alles naar wens is gegaan, of de antwoordservice naar tevredenheid werkt en of er nog vragen zijn. Bij tevredenheid wordt de gratis proef omgezet naar een betaald account naar keuze.
Indien een klant, definitief aan boord komt van Goedemorgen Goedemiddag, blijft de accountmanager bereikbaar en inzetbaar voor alle soorten vragen van een klant. Dit kan gaan over facturatie, abonnementswijzigingen, uitbreidingen van een account, provider voorzieningen, vragen over gespreksnotities en nog veel meer.
Minimaal 1x per jaar zal een accountmanager een verzoek doen voor een periodiek gesprek om de tevredenheid te polsen en om het account door te nemen.
De accountmanagers van Goedemorgen Goedemiddag staan voor u klaar en u kunt zich focussen op uw werk, u bent altijd bereikbaar en u creëert een professionele uitstraling.
Als ondernemer maak je dagelijks keuzes, dat hoort nu eenmaal bij het ondernemerschap. Sommige keuzes zijn gemakkelijk, andere iets moeilijker. Maar altijd moet je rekening houden met die belangrijke factor, de klant.
Nog niet eens zo lang geleden leek een antwoordapparaat het ideale antwoord op de momenten dat je zelf de telefoon niet kon opnemen. Soms was het omdat je niet fysiek aanwezig was, soms omdat je met een ander in gesprek was (bijvoorbeeld met de live klant in je bedrijf) of omdat al je lijnen al bezet waren. De beller kon een bericht achterlaten en jij wist wie er gebeld had. Althans, als de beller iets insprak.
Inmiddels is de voicemail, de digitale versie van het antwoordapparaat, voor veel mensen een bron van irritatie geworden. Jouw potentiële klant voelt zich niet gehoord, spreekt niets in en belt naar een ander die wel bereikbaar is. Jammer, een gemiste kans. Een onnodig gemiste kans, want de telefonische antwoordservice van Goedemorgen-Goedemiddag kan dit voor je oplossen.
De meesten van ons herkennen het. Spreek jij altijd iets in als je een voicemail treft? Voel jij je ook licht geïrriteerd als je een voicemail hoort? Heb je er over nagedacht waarom je niets inspreekt?
Vergelijk dit nu eens met een telefonische antwoordservice. Een vriendelijke stem aan de telefoon, die zich meldt namens jouw bedrijf. Die naar de beller luistert, indien nodig aangeeft of en wanneer de juiste persoon wel beschikbaar is en die vraagt of de beller teruggebeld wil worden. Die dan aan het eind van het gesprek een samenvatting maakt en de boodschap plus de contactgegevens kort en bondig naar je mailbox stuurt.
Voor veel bedrijven is de telefonist(e) een belangrijk onderdeel van de bedrijfsvoering en ontstaan er alleen bij ziekte en vakanties problemen. Voor andere bedrijven is een vaste telefoniste te duur. Voor beide is de telefonische antwoordservice van Goedemorgen-Goedemiddag een mooie oplossing. Je maakt er immers alleen gebruik van als je het nodig hebt. Daarmee bespaar je op de kosten, maar geniet je wel de voordelen. Is het misschien iets voor jouw bedrijf? Neem dan gerust contact op met een van onze accountmanagers, wij leggen graag en geheel vrijblijvend uit hoe het werkt en wat het kost.