Ja, oproepen naar de juiste vestiging sturen is mogelijk via een professionele antwoordservice. Telefonistes ontvangen inkomende gesprekken en verbinden bellers door op basis van uw instructies, zodat elk gesprek bij de juiste locatie of afdeling terechtkomt. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het doorverbinden van telefoongesprekken naar meerdere vestigingen.
Hoe werkt het doorverbinden naar meerdere vestigingen?
Het doorverbinden van telefoongesprekken naar meerdere vestigingen werkt via een systeem van vestigingsspecifieke instructies die de telefoniste raadpleegt zodra een oproep binnenkomt. Op basis van het gebelde nummer, de keuze van de beller of de aard van het gesprek wordt de oproep naar de juiste locatie doorgestuurd. Zo bereikt elke beller altijd de juiste plek.
In de praktijk werkt dit als volgt: u geeft bij de intake aan welke vestigingen u heeft, welke telefoonnummers daarbij horen en welke regels gelden voor het doorverbinden. Elke vestiging kan een eigen nummer hebben, of bellers kunnen via een keuzemenu worden geleid naar de juiste locatie. De telefoniste ziet direct op het scherm welke instructies van toepassing zijn en handelt het gesprek dienovereenkomstig af.
Belangrijk is dat u zelf bepaalt hoe gedetailleerd de routing is. U kunt kiezen voor een eenvoudige opzet waarbij bellers naar een van twee vestigingen worden doorgestuurd, maar ook voor een complexere structuur met meerdere locaties, afdelingen en contactpersonen per vestiging. Het systeem schaalt mee met uw organisatie.
Kan elke vestiging eigen instructies krijgen?
Ja, elke vestiging kan eigen instructies krijgen. U stelt per locatie in hoe gesprekken worden beantwoord, welke informatie wordt opgevraagd en naar wie de oproep wordt doorgeschakeld. Deze instructies zijn onafhankelijk van elkaar en kunnen op elk moment worden aangepast zonder dat dit gevolgen heeft voor de andere vestigingen.
Denk hierbij aan vestigingsspecifieke begroetingen, openingstijden die per locatie verschillen, of contactpersonen die alleen voor een bepaalde vestiging beschikbaar zijn. Als uw vestiging in Amsterdam andere openingstijden hanteert dan die in Rotterdam, dan past de telefoniste zich automatisch aan op basis van de instructies die u heeft opgegeven.
Aanpassingen in de instructies zijn direct zichtbaar op het scherm van de telefoniste. U hoeft niet te wachten tot de volgende werkdag of een handmatige update aan te vragen. Dit maakt het beheer van meerdere vestigingen overzichtelijk en flexibel, ook als uw situatie regelmatig verandert.
Wat gebeurt er als een vestiging niet bereikbaar is?
Als een vestiging niet bereikbaar is, neemt de telefoniste de oproep op en handelt deze af volgens een vooraf ingesteld alternatief scenario. Dat kan betekenen dat de beller wordt doorgeschakeld naar een andere vestiging, dat er een boodschap wordt opgenomen, of dat er een terugbelverzoek wordt geregistreerd. U bepaalt zelf welk fallbackscenario van toepassing is.
U kunt per vestiging instellen wat er moet gebeuren buiten openingstijden of wanneer niemand opneemt. Mogelijke opties zijn:
- Doorschakelen naar een andere vestiging of collega
- Een professioneel ingesproken bericht afspelen
- Een terugbelverzoek noteren en per e-mail doorsturen
- Doorschakelen naar voicemail
Zo voorkomt u dat bellers in het luchtledige verdwijnen wanneer een locatie tijdelijk onbereikbaar is. De beller ervaart altijd een professionele afhandeling, ongeacht de situatie bij uw vestiging op dat moment.
Hoe ontvang ik gespreksnotities per vestiging?
Gespreksnotities per vestiging ontvangt u direct na elk gesprek via e-mail, of u bekijkt ze in het online beheerpaneel. U kunt instellen dat notities van een specifieke vestiging worden doorgestuurd naar de contactpersonen van die locatie, zodat de juiste mensen altijd op de hoogte zijn zonder dat er informatie bij de verkeerde vestiging terechtkomt.
De notitie bevat standaard de naam van de beller, het telefoonnummer, de reden van het gesprek en eventueel het bedrijf en e-mailadres. Per vestiging kunt u aangeven welke extra informatie u wilt ontvangen, zodat de notitie aansluit op de werkwijze van die specifieke locatie.
Via het online beheerpaneel kunt u gesprekken per vestiging filteren, notities terugzoeken en indien gewenst gesprekken terugluisteren. Meerdere gebruikers kunnen toegang krijgen tot het paneel, zodat elke vestigingsmanager alleen de gesprekken ziet die voor hem of haar relevant zijn.
Welke bedrijven profiteren het meest van vestigingsrouting?
Bedrijven met meerdere fysieke locaties, regionale kantoren of afdelingen met eigen telefoonnummers profiteren het meest van vestigingsrouting. Denk aan franchiseketens, medische praktijken met meerdere locaties, advocatenkantoren met regionale vestigingen of dienstverlenende bedrijven die actief zijn in verschillende steden. Voor hen zorgt vestigingsrouting voor overzicht en een consistente klantervaring.
Ook bedrijven die groeien en vestigingen toevoegen, hebben baat bij een flexibele routeringsstructuur. In plaats van per vestiging een nieuwe telefoniste of receptionist aan te nemen, kunt u de antwoordservice meerdere vestigingen laten bedienen vanuit één centraal systeem. Dat bespaart kosten en zorgt voor een uniforme uitstraling.
Zelfs kleinere ondernemers met één locatie maar meerdere afdelingen of specialismen profiteren van slimme gespreksrouting. Als bellers direct bij de juiste persoon terechtkomen, stijgt de klanttevredenheid en neemt het aantal onnodige doorbindmomenten af.
Hoe Goedemorgen Goedemiddag helpt met oproepen doorsturen naar de juiste vestiging
Wij bieden een flexibele antwoordservice waarmee u telefoongesprekken naadloos naar de juiste vestiging of afdeling kunt doorsturen. Onze telefonistes werken met vestigingsspecifieke instructies die direct zichtbaar zijn op hun scherm, zodat elke beller professioneel en gericht wordt geholpen. Dit is wat wij voor u regelen:
- Vestigingsspecifieke instructies: Elke locatie krijgt een eigen belscript, begroeting en doorschakelregels.
- Directe gespreksnotities: Na elk gesprek ontvangt u een notitie via e-mail, gericht aan de juiste contactpersoon van de betreffende vestiging.
- Fallbackscenario’s: Als een vestiging niet bereikbaar is, handelen wij het gesprek af volgens uw voorkeuren.
- Flexibel beheerpaneel: U past instructies per vestiging zelf aan, en de wijziging is direct actief.
- Schaalbaar voor groei: Voegt u een nieuwe vestiging toe? Wij richten die eenvoudig in het systeem in.
Wilt u weten hoe dit er in de praktijk uitziet voor uw bedrijf? Neem contact met ons op of vraag een gratis proefperiode van 30 dagen aan via Goedemorgen Goedemiddag. Zo ervaart u zelf hoe eenvoudig het is om oproepen naar de juiste vestiging te sturen.
#gmgd-cta-bar.visible {
opacity: 1 !important;
transform: translateY(0) !important;
}
#gmgd-cta-bar a.gmgd-cta-btn:hover {
background-color: #D96500 !important;
}
Benieuwd wat Goedemorgen Goedemiddag voor uw bedrijf kan betekenen?
Ontdek hoe onze ervaren telefonistes uw oproepen persoonlijk beantwoorden en geen belangrijk gesprek verloren gaat.
(function () {
var bar = document.getElementById(‘gmgd-cta-bar’);
var shown = false;
function checkScroll() {
if (shown) return;
var scrolled = window.scrollY || window.pageYOffset;
var docHeight = document.documentElement.scrollHeight – window.innerHeight;
if (docHeight > 0 && (scrolled / docHeight) >= 0.45) {
bar.classList.add(‘visible’);
shown = true;
}
}
window.addEventListener(‘scroll’, checkScroll, { passive: true });
checkScroll();
})();