Ja, je kunt per medewerker een dagelijks werkschema instellen via de instructies en contactpersoneninstellingen van je antwoordservice. Je geeft per persoon aan wanneer hij of zij bereikbaar is, welke gesprekken doorgezet mogen worden en hoe er buiten die tijden gehandeld wordt. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het instellen van een werkschema per medewerker.
Wat kun je precies instellen in een werkschema per medewerker?
In een werkschema per medewerker stel je in op welke dagen en tijden een specifieke collega bereikbaar is, welke soorten gesprekken naar hem of haar worden doorgezet en welke informatie de telefoniste in de notitie opneemt. Het gaat dus niet alleen om tijden, maar om een volledig profiel van bereikbaarheid en instructies per persoon.
Concreet kun je bij het instellen van bereikbaarheid per medewerker denken aan de volgende elementen:
- Beschikbare tijdsblokken: de dagelijkse uren waarop iemand bereikbaar is voor doorverbinding of terugkoppeling
- Contactgegevens: het telefoonnummer of de afdeling waarnaar gesprekken worden doorgezet
- Specifieke instructies: wat de telefoniste moet vragen of noteren bij gesprekken die voor deze medewerker bestemd zijn
- Notificatievoorkeuren: of iemand de gespreksnotitie per e-mail of sms ontvangt
Het instellen van een dagelijks schema per medewerker is vooral waardevol als je team uit mensen bestaat met wisselende werktijden, zoals parttimekrachten, mensen in ploegendienst of medewerkers die regelmatig op locatie werken. Door per persoon duidelijke instructies vast te leggen, weet de telefoniste altijd precies wat ze moet doen, ongeacht wie er op dat moment aan de beurt is.
Hoe werkt het instellen van een dagelijks werkschema in de praktijk?
Het instellen van een dagelijks werkschema verloopt via het online beheerpaneel van je antwoordservice. Daar maak je per medewerker een contactpersoon aan, voeg je de bijbehorende instructies toe en geef je aan wanneer diegene beschikbaar is. Elke wijziging is direct zichtbaar op het scherm van de telefoniste, zodat er geen vertraging zit tussen het aanpassen en het uitvoeren.
In de praktijk werkt het instellen van het dagelijks schema antwoordservice als volgt:
- Intake en configuratie: tijdens het intakegesprek geef je per afdeling of medewerker de gewenste instructies door
- Aanmaken van contactpersonen: elke medewerker wordt als contactpersoon ingevoerd met eigen bereikbaarheidstijden en doorverbindregels
- Activatie: zodra de instellingen zijn opgeslagen, passen de telefonistes ze direct toe bij binnenkomende gesprekken
- Beheer via het paneel: wijzigingen die je zelf doorvoert in het beheerpaneel zijn onmiddellijk actief
Het is wel belangrijk om de instructies per medewerker beknopt te houden. Hoe helderder en korter de instructies, hoe sneller de telefoniste een gesprek correct kan afhandelen. Dit komt de gesprekskwaliteit en de beleving van de beller ten goede.
Wat gebeurt er met inkomende gesprekken buiten het ingestelde werkschema?
Buiten het ingestelde werkschema van een medewerker neemt de antwoordservice het gesprek gewoon op, maar volgt ze een alternatieve instructie. Dat kan betekenen dat er alleen een notitie wordt gemaakt, dat het gesprek naar een andere beschikbare collega wordt doorverbonden of dat er een professioneel ingesproken bericht wordt afgespeeld.
Je hebt hierin volledige controle. Voor elk tijdvak buiten de standaardbeschikbaarheid van een medewerker kun je vastleggen wat er moet gebeuren:
- Notitie sturen: de telefoniste noteert de boodschap en stuurt deze per e-mail door, zodat de medewerker het gesprek later kan opvolgen
- Doorverbinden naar een collega: als een andere medewerker op dat moment wel beschikbaar is, kan het gesprek naar hem of haar worden doorgezet
- Voicemailbericht: buiten openingstijden is het mogelijk om een professioneel ingesproken bericht te laten afspelen
Dit zorgt ervoor dat bellers nooit in het luchtledige verdwijnen, ook niet als de betreffende medewerker niet beschikbaar is. De antwoordservice werkschema functioneert als een vangnet dat altijd actief is, ook buiten reguliere werktijden.
Kan ik het werkschema ook tussentijds aanpassen?
Ja, je kunt het werkschema op elk gewenst moment tussentijds aanpassen. Via het online beheerpaneel voer je wijzigingen door die direct zichtbaar zijn voor de telefoniste. Je bent dus niet gebonden aan vaste configuratiemomenten of wachttijden voordat een aanpassing actief is.
Dit is praktisch in situaties die je niet altijd van tevoren kunt plannen:
- Een medewerker is onverwacht ziek of afwezig
- Iemand werkt die dag op een andere locatie en is beperkt bereikbaar
- Een collega neemt tijdelijk taken over van een ander
- Er is een vergadering of presentatie waarvoor iemand niet gestoord wil worden
Doordat je de doorschakeling op elk moment zelf kunt aan- of uitzetten, houd je altijd de regie over wie er wanneer bereikbaar is. Je hoeft hier geen technische kennis voor te hebben. De wijzigingen zijn eenvoudig door te voeren en werken direct.
Wat is het verschil tussen een werkschema en een doorverbindinstructie?
Een werkschema bepaalt wanneer een medewerker beschikbaar is, terwijl een doorverbindinstructie bepaalt hoe een gesprek wordt afgehandeld. Beide werken samen, maar zijn niet hetzelfde. Het werkschema is de tijdslijn; de doorverbindinstructie is de actie die daaraan gekoppeld is.
Concreet gezegd:
- Het werkschema legt vast op welke dagen en tijden iemand bereikbaar is, bijvoorbeeld maandag tot en met donderdag van 9:00 tot 17:00 uur
- De doorverbindinstructie beschrijft wat de telefoniste doet als er een gesprek binnenkomt dat voor die persoon bestemd is, bijvoorbeeld: altijd doorverbinden, eerst ruggespraak houden of alleen een notitie maken
Je kunt een medewerker instellen als beschikbaar, maar toch kiezen voor alleen notities in plaats van directe doorverbinding. Of je kunt iemand als niet beschikbaar markeren, maar een specifieke instructie meegeven voor urgente gesprekken. De combinatie van werkschema en doorverbindinstructie geeft je de meeste flexibiliteit bij het instellen van telefonistebeschikbaarheid per medewerker.
Voor welke bedrijven is een werkschema per medewerker het meest nuttig?
Een werkschema per medewerker is het meest nuttig voor bedrijven waarbij meerdere mensen verschillende taken of werktijden hebben en waarbij het belangrijk is dat bellers bij de juiste persoon terechtkomen. Denk aan praktijken, adviesbureaus, technische dienstverleners en bedrijven met een buitendienst of flexibele bezetting.
In het bijzonder profiteren de volgende organisaties van een goed ingericht dagelijks schema:
- Medische en therapeutische praktijken: waarbij patiënten bij een specifieke behandelaar of assistent moeten uitkomen
- Juridische en financiële kantoren: waarbij dossiers en klanten aan vaste medewerkers zijn gekoppeld
- Technische servicebedrijven: waarbij monteurs of engineers wisselende beschikbaarheidstijden hebben
- Groeiende MKB-bedrijven: die meerdere medewerkers hebben maar nog geen fulltime receptie kunnen rechtvaardigen
- Bedrijven met parttimepersoneel: waarbij de bezetting per dag verschilt en het schema dus regelmatig wisselt
Ook voor zelfstandigen die samenwerken met freelancers of vaste partners kan een werkschema per medewerker veel structuur bieden. In plaats van één algemene instructie voor alle gesprekken, zorg je voor gerichte communicatie waarbij elke beller snel bij de juiste persoon uitkomt.
Hoe Goedemorgen Goedemiddag helpt met het instellen van een werkschema per medewerker
Bij Goedemorgen Goedemiddag bieden wij een flexibele antwoordservice waarbij je per medewerker of afdeling exacte instructies kunt vastleggen. Wij zorgen ervoor dat bellers altijd professioneel worden ontvangen, ongeacht wie er op dat moment beschikbaar is. Dit is wat wij voor je regelen:
- Meerdere contactpersonen aanmaken, elk met eigen instructies en beschikbaarheidstijden
- Direct aanpasbare instellingen via het online beheerpaneel, met onmiddellijke doorwerking op het scherm van de telefoniste
- Professionele opvang buiten werktijden via notities, voicemailberichten of alternatieve doorverbinding
- Gespreksnotities per e-mail of sms, direct na elk gesprek verstuurd naar de juiste persoon
- Maatwerk bij onboarding, waarbij we samen met jou de instructies per medewerker inrichten
Wil je weten hoe dit er in de praktijk uitziet voor jouw bedrijf? Neem contact met ons op of start direct met een gratis proefperiode van 30 dagen. Zo ervaar je zelf hoe eenvoudig het is om bereikbaarheid per medewerker in te stellen.
Benieuwd wat Goedemorgen Goedemiddag voor uw bedrijf kan betekenen?
Ontdek hoe onze ervaren telefonistes uw oproepen persoonlijk beantwoorden en geen belangrijk gesprek verloren gaat.