Ja, het is mogelijk om per vestiging afzonderlijke notities te ontvangen. Door elke locatie in te richten met eigen contactpersonen, instructies en doorschakelregels, zorgt u ervoor dat gespreksnotities direct bij de juiste vestiging terechtkomen. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het scheiden van notities en instructies per locatie.
Hoe werkt het scheiden van notities per vestiging?
Het scheiden van notities per vestiging werkt via het toewijzen van afzonderlijke contactpersonen en instructies aan elk telefoonnummer of elke locatie. Wanneer een gesprek binnenkomt, ziet de telefoniste welke vestiging het betreft en stuurt de notitie direct naar de bijbehorende contactpersoon. Op die manier blijven gespreksnotities per locatie overzichtelijk en gescheiden.
In de praktijk koppelt u per vestiging een eigen telefoonnummer aan uw account. Dat nummer fungeert als herkenningspunt: zodra er een oproep binnenkomt via het nummer van vestiging A, weet de telefoniste precies welke instructies gelden en naar wie de notitie verstuurd moet worden. Vestiging B heeft haar eigen nummer, haar eigen contactpersoon en haar eigen instructieset. De twee stromen raken elkaar niet.
Dit systeem is bijzonder handig voor bedrijven met meerdere locaties die elk hun eigen werkwijze, openingstijden of verantwoordelijke medewerker hebben. In plaats van één grote stroom aan gespreksnotities die handmatig gesorteerd moet worden, ontvangt elke vestiging uitsluitend de informatie die voor haar relevant is.
Welke gegevens worden per vestiging vastgelegd in een notitie?
In elke gespreksnotitie worden standaard de naam van de beller, het telefoonnummer en de reden van het gesprek vastgelegd. Indien relevant worden ook de bedrijfsnaam en het e-mailadres van de beller genoteerd. Deze gegevens worden direct na het gesprek per e-mail naar de juiste contactpersoon van de betreffende vestiging verstuurd.
De notitie is compact maar volledig: u weet wie heeft gebeld, wat de boodschap was en hoe u de beller kunt terugbereiken. Omdat de notitie direct na het gesprek wordt verstuurd, hoeft u niet te wachten tot het einde van de dag om bij te houden wat er per locatie speelt.
Naast de e-mailnotitie kunt u alle gespreksnotities ook terugvinden in het online beheerpaneel. Daar is een zoekfunctie beschikbaar waarmee u eerdere notities snel kunt opzoeken. Wilt u controleren hoe een gesprek precies is verlopen, dan kunt u ook de geluidsopname terugluisteren. Zo heeft u per vestiging een volledig en doorzoekbaar archief van alle afgehandelde gesprekken.
Kan elke vestiging een eigen contactpersoon voor notities hebben?
Ja, elke vestiging kan een eigen contactpersoon krijgen die de gespreksnotities ontvangt. U maakt de contactpersonen zelf aan in het online beheerpaneel, en u kunt per contactpersoon ook een cc-ontvanger instellen. Zo ontvangt bijvoorbeeld de vestigingsmanager de notitie, terwijl de regiomanager automatisch een kopie krijgt.
Het systeem ondersteunt tot twintig contactpersonen per account. Dat is voor de meeste bedrijven met meerdere vestigingen ruim voldoende. Heeft u meer dan twintig contactpersonen nodig, dan is een op maat gemaakt aanbod mogelijk.
Een praktisch voordeel van het werken met vestigingsspecifieke contactpersonen is dat de telefoniste tijdens het gesprek direct ziet naar wie de notitie verstuurd moet worden. Er is geen handmatige tussenkomst nodig: het systeem koppelt het inkomende nummer automatisch aan de juiste contactpersoon en stuurt de notitie na afloop van het gesprek direct door.
Hoe stel ik afzonderlijke instructies in per vestiging?
Afzonderlijke instructies per vestiging stelt u in via het online beheerpaneel. Per telefoonnummer of per contactpersoon kunt u vastleggen hoe de telefoniste zich moet gedragen: welke begroeting zij gebruikt, welke informatie zij uitvraagt bij de beller en of doorverbinden is toegestaan. Elke wijziging is direct zichtbaar op het scherm van de telefoniste.
Tijdens het intakegesprek, dat plaatsvindt na aanmelding, geeft u uw voorkeuren door voor alle vestigingen tegelijk. U kunt instructies opgeven per locatie, inclusief specifieke begroetingen en doorschakelregels. Na de intake kunt u instructies op elk gewenst moment aanpassen, zonder dat u daarvoor contact hoeft op te nemen.
Houd er rekening mee dat instructies beknopt moeten blijven, met een maximum van zeventig woorden per instructieset. Dit is bewust zo ingericht om de gespreksduur binnen de norm te houden en de kwaliteit van de afhandeling te waarborgen. Korte, heldere instructies werken in de praktijk het beste: de telefoniste kan ze snel raadplegen en consequent toepassen, ongeacht welke vestiging wordt gebeld.
Wat zijn de voordelen van aparte notities voor bedrijven met meerdere locaties?
Aparte gespreksnotities per locatie zorgen voor overzicht, snellere opvolging en minder kans op miscommunicatie. Elke vestiging ontvangt alleen de informatie die voor haar relevant is, waardoor medewerkers direct kunnen handelen zonder te hoeven uitzoeken of een gesprek voor hen bedoeld was. Dit verhoogt de efficiëntie en de klanttevredenheid.
De voordelen zijn concreet merkbaar in de dagelijkse praktijk:
- Directe opvolging: De juiste medewerker ontvangt de notitie en kan de beller snel terugbellen, zonder dat de boodschap via een centrale doorgestuurd hoeft te worden.
- Minder ruis: Vestigingen worden niet overspoeld met notities van gesprekken die voor een andere locatie bedoeld zijn.
- Beter overzicht: Via het beheerpaneel kunt u per vestiging de gesprekshistorie inzien en doorzoeken.
- Professionele uitstraling: Elke vestiging heeft een eigen begroeting en aanpak, wat de lokale herkenbaarheid versterkt.
- Flexibele controle: Instructies per locatie zijn op elk moment aanpasbaar, zonder dat dit gevolgen heeft voor de andere vestigingen.
Voor bedrijven die actief zijn op meerdere locaties in Nederland is een professionele antwoordservice daarmee niet alleen een kwestie van bereikbaarheid, maar ook van gestructureerd communicatiebeheer.
Kunnen vestigingen ook afzonderlijk worden doorverbonden?
Ja, doorverbinden kan per vestiging en zelfs per contactpersoon afzonderlijk worden ingesteld. U geeft in het beheerpaneel aan naar welke externe telefoonnummers er doorverbonden mag worden, en u kunt deze optie per contactpersoon in- of uitschakelen. Zo bepaalt u zelf welke vestiging of medewerker bereikbaar is voor directe doorschakeling.
De werkwijze bij doorverbinden is altijd hetzelfde: de telefoniste houdt eerst ruggespraak met de betreffende medewerker voordat de beller wordt doorgeschakeld. Zo weet de ontvanger wie er belt en of het gelegen komt. Komt het niet uit, dan neemt de telefoniste een notitie op en stuurt die direct door.
Dit maakt het mogelijk om per vestiging een eigen bereikbaarheidsbeleid te voeren. Vestiging A kan bijvoorbeeld instellen dat directe doorschakeling altijd mogelijk is tijdens kantooruren, terwijl vestiging B alleen notities ontvangt en zelf terugbelt. U behoudt op elk moment de volledige regie, en aanpassingen zijn direct van kracht via het online beheerpaneel.
Hoe Goedemorgen Goedemiddag helpt met notities per vestiging
Wij bieden een flexibele telefoondienst die volledig is ingericht op bedrijven met meerdere vestigingen. Via ons systeem regelt u per locatie precies hoe gesprekken worden afgehandeld, wie de notities ontvangt en of doorverbinden is toegestaan. Concreet betekent dit:
- Eigen contactpersonen per vestiging, elk met een optionele cc-ontvanger
- Afzonderlijke instructies per locatie, direct aanpasbaar via het beheerpaneel
- Gespreksnotities direct na elk gesprek per e-mail naar de juiste persoon
- Doorverbindopties per contactpersoon in- of uitschakelbaar
- Volledig doorzoekbaar archief van notities en terugluisterbare gespreksopnames
- Ondersteuning in het Nederlands en Engels door ervaren telefonistes
Wilt u ontdekken hoe wij uw vestigingen professioneel bereikbaar houden? Vraag vrijblijvend een gratis proefperiode van 30 dagen aan via onze contactpagina en een van onze accountmanagers neemt contact met u op om alles samen in te richten.
Benieuwd wat Goedemorgen Goedemiddag voor uw bedrijf kan betekenen?
Ontdek hoe onze ervaren telefonistes uw oproepen persoonlijk beantwoorden en geen belangrijk gesprek verloren gaat.