Ja, een gespreksnotitie kan naar meerdere collega’s worden gestuurd. Bij de meeste professionele antwoordservices kunt u meerdere contactpersonen aanmaken, waarbij elke contactpersoon een eigen e-mailadres ontvangt. Daarnaast is het bij elke contactpersoon mogelijk om een Cc-ontvanger toe te voegen, zodat notities automatisch ook naar een extra e-mailadres worden doorgestuurd. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het doorsturen van gespreksnotities naar collega’s.
Naar hoeveel e-mailadressen kan een notitie worden gestuurd?
Een gespreksnotitie kan naar meerdere e-mailadressen worden gestuurd via een combinatie van contactpersonen en Cc-ontvangers. Per contactpersoon kunt u één primair e-mailadres instellen én een extra Cc-ontvanger toevoegen. Het totale aantal ontvangers hangt af van het pakket dat u gebruikt en het maximale aantal contactpersonen dat daarin is opgenomen.
In de praktijk werkt dit als volgt: de telefoniste ziet tijdens het gesprek een lijst met contactpersonen en kiest de meest relevante persoon op basis van uw instructies. Die contactpersoon ontvangt vervolgens direct na het gesprek een e-mail met de gespreksnotitie. De Cc-ontvanger die u aan die contactpersoon hebt gekoppeld, ontvangt dezelfde notitie automatisch mee.
Afhankelijk van het pakket geldt een maximum voor het aantal contactpersonen. Bij een instappakket zijn dat er doorgaans drie, terwijl uitgebreidere pakketten ruimte bieden voor twintig of meer contactpersonen. Heeft u meer dan twintig contactpersonen nodig, dan is een op maat gemaakt aanbod mogelijk. Dit maximum is er bewust, zodat de gespreksduur beheersbaar blijft en de telefoniste snel en efficiënt kan handelen.
Hoe stel je meerdere ontvangers in voor gespreksnotities?
Meerdere ontvangers voor gespreksnotities stelt u in via het online beheerpaneel van uw antwoordservice. U maakt per contactpersoon een profiel aan met een naam, e-mailadres en eventuele specifieke instructies. Bij elk contactpersoonprofiel kunt u een Cc-ontvanger toevoegen, zodat een tweede e-mailadres automatisch een kopie van elke notitie ontvangt.
Het instellen verloopt in een paar stappen:
- Log in op het online beheerpaneel.
- Ga naar het overzicht van contactpersonen en klik op een bestaand profiel of maak een nieuw profiel aan.
- Vul het primaire e-mailadres in van de collega die de notitie moet ontvangen.
- Voeg een Cc-e-mailadres toe als een tweede collega dezelfde notitie moet ontvangen.
- Sla de wijzigingen op. Deze zijn direct zichtbaar op het scherm van de telefoniste.
Elke wijziging die u doorvoert in het beheerpaneel is onmiddellijk actief. U hoeft niet te wachten op een handmatige update van uw dienstverlener. Dit maakt het eenvoudig om snel in te spelen op veranderingen binnen uw team, zoals een nieuwe collega of een tijdelijke vervanger.
Kunnen verschillende collega’s verschillende notities ontvangen?
Ja, verschillende collega’s kunnen verschillende notities ontvangen. Dit werkt via het systeem van contactpersonen: de telefoniste kiest per gesprek de juiste contactpersoon op basis van uw instructies, en alleen die contactpersoon ontvangt de bijbehorende notitie. Zo gaat informatie altijd naar de juiste persoon, zonder dat andere collega’s onnodig worden lastiggevallen.
Dit is vooral handig voor bedrijven met meerdere afdelingen of specialismen. Stel dat u een praktijk runt met een receptionist, een specialist en een administratief medewerker. U kunt dan per type gesprek aangeven wie de notitie ontvangt. Medische vragen gaan naar de specialist, factuurvragen naar de administratie en algemene berichten naar de receptionist.
De sleutel hierin zijn duidelijke instructies. De telefoniste werkt op basis van wat u in het beheerpaneel hebt ingevuld. Hoe concreter u aangeeft welk type gesprek bij welke contactpersoon hoort, hoe nauwkeuriger de verdeling in de praktijk zal zijn. Houd instructies beknopt zodat de telefoniste snel kan handelen en de gespreksduur binnen de norm blijft.
Wat staat er in een gespreksnotitie van de antwoordservice?
Een gespreksnotitie van een professionele antwoordservice bevat minimaal de naam van de beller, het telefoonnummer waarop teruggebeld kan worden en de reden van het gesprek. Afhankelijk van uw instructies worden ook de bedrijfsnaam en het e-mailadres van de beller genoteerd, samen met eventuele actiepunten of specifieke vragen.
De notitie wordt direct na afloop van het gesprek per e-mail verstuurd naar de gekozen contactpersoon. Zo bent u altijd snel op de hoogte, ook als u in een vergadering zit of onderweg bent. Alle notities zijn daarnaast terug te vinden in het online beheerpaneel, waar u ook kunt zoeken in eerdere notities en gesprekken kunt terugluisteren.
Een goede gespreksnotitie is bondig maar volledig. De telefoniste noteert wat relevant is op basis van uw instructies, niet meer en niet minder. Dit zorgt ervoor dat u direct weet wat er speelt en of actie nodig is, zonder dat u door onnodige details heen hoeft te lezen. Wilt u weten hoe dit er in de praktijk uitziet? Bekijk dan hoe onze telefoonbeantwoording precies werkt.
Kunnen notities ook per sms naar collega’s worden gestuurd?
Ja, gespreksnotities kunnen ook per sms worden verstuurd. Naast e-mail bieden professionele antwoordservices vaak de mogelijkheid om na elk gesprek een samenvatting via sms te ontvangen. Dit is handig als u of uw collega’s niet altijd direct toegang hebben tot e-mail, maar wel snel op de hoogte willen zijn van een binnenkomend gesprek.
De sms-notificatie bevat de kerngegevens: de naam van de beller, het telefoonnummer en een korte omschrijving van de boodschap. Het is een compacte versie van de volledige e-mailnotitie, bedoeld als snelle melding zodat u direct kunt inschatten of actie nodig is.
Wilt u gebruikmaken van sms-notificaties, dan is het verstandig om bij de intake of via het beheerpaneel aan te geven voor welke contactpersonen u dit wilt activeren. Niet elke collega heeft behoefte aan een sms-melding, dus het is zinvol om dit per persoon in te stellen. Voor de volledige gespreksdetails blijft de e-mail of het beheerpaneel de meest complete bron.
Wat is het verschil tussen doorverbinden en een notitie sturen?
Het verschil tussen doorverbinden en een notitie sturen zit in de directheid van het contact. Bij doorverbinden wordt de beller live doorgeschakeld naar een collega, zodat er direct een gesprek plaatsvindt. Bij een notitie sturen neemt de telefoniste het gesprek volledig af, noteert de informatie en stuurt die vervolgens naar de juiste persoon, zonder dat de beller hoeft te wachten of doorgeschakeld wordt.
Beide opties hebben hun eigen toepassingen:
- Doorverbinden is ideaal voor urgente gesprekken waarbij directe communicatie noodzakelijk is, zoals een klacht die meteen moet worden opgepakt of een afspraak die direct ingepland moet worden.
- Een notitie sturen werkt beter voor gesprekken waarbij een terugbelafspraak voldoende is of wanneer de betreffende collega op dat moment niet beschikbaar is.
Bij doorverbinden houdt de telefoniste altijd eerst ruggespraak. Dat betekent dat zij de collega eerst belt om te vragen of het gelegen komt voordat de beller wordt doorgeschakeld. Zo voorkomt u dat een collega onverwacht in een gesprek wordt gegooid. U kunt per contactpersoon instellen of doorverbinden is toegestaan, en zo de optie uitschakelen voor collega’s die liever via notities werken.
De keuze tussen beide opties hoeft niet exclusief te zijn. Veel bedrijven combineren de twee: urgente gesprekken worden doorverbonden, de rest resulteert in een gespreksnotitie via de antwoordservice. Dit geeft u het beste van beide werelden: directe bereikbaarheid waar nodig en rust waar mogelijk.
Hoe Goedemorgen Goedemiddag helpt met gespreksnotities naar meerdere collega’s
Wij maken het eenvoudig om gespreksnotities gericht en efficiënt naar de juiste collega’s te sturen. Via ons gebruiksvriendelijke beheerpaneel regelt u alles zelf, snel en zonder technische kennis. Dit is wat wij bieden:
- Meerdere contactpersonen aanmaken, elk met een eigen e-mailadres en instructies, zodat notities altijd bij de juiste persoon terechtkomen.
- Cc-ontvangers per contactpersoon, zodat een tweede collega automatisch een kopie van elke notitie ontvangt.
- Directe e-mail of sms na elk gesprek, zodat uw team altijd en overal op de hoogte is.
- Doorverbindoptie per contactpersoon die u in of uit kunt schakelen, afhankelijk van de voorkeur van uw collega’s.
- Beheerpaneel met zoekfunctie en gespreksopnames, zodat u altijd terug kunt kijken wat er is besproken.
Ons team van ervaren telefonistes werkt op basis van uw instructies en zorgt ervoor dat geen enkel gesprek verloren gaat. Of u nu een klein team hebt of meerdere afdelingen, wij schalen mee met uw behoeften. Benieuwd hoe dit voor uw bedrijf werkt? Neem contact op met Goedemorgen Goedemiddag of vraag direct een gratis proefperiode aan via onze website.