Extra oproepen na een campagne opvangen doe je door van tevoren een professionele telefoondienst in te schakelen die de toestroom van bellers namens jouw bedrijf beantwoordt. Zo gaat geen enkele lead verloren, ook niet op het moment dat het drukker is dan verwacht. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het slim omgaan met een telefoonpiek na een campagne.
Waarom piekt het aantal oproepen na een campagne?
Na een campagne stijgt het aantal inkomende telefoontjes sterk omdat een groot deel van je doelgroep tegelijkertijd reageert op dezelfde prikkel. Een advertentie, e-mailmailing of socialmediapost bereikt veel mensen tegelijk, en een deel van hen kiest ervoor direct te bellen in plaats van een formulier in te vullen of te mailen. Die gelijktijdigheid veroorzaakt een piek.
Bellen voelt voor veel mensen persoonlijker en sneller dan andere kanalen. Mensen die serieus geïnteresseerd zijn en direct antwoord willen, pakken de telefoon. Dat maakt de oproepen die na een campagne binnenkomen extra waardevol: het zijn vaak warme leads die al beslissingsbereid zijn.
De piek is doorgaans het grootst in de eerste uren en dagen na het lanceren van een campagne. Daarna vlakt het geleidelijk af. Hoe groter het bereik van de campagne, hoe hoger en steiler de piek. Dat maakt goede voorbereiding op dit soort campagnetefoontjes essentieel.
Hoeveel extra oproepen kun je verwachten na een campagne?
Het exacte aantal extra oproepen hangt af van het bereik van de campagne, het kanaal, de call-to-action en de branche. Als vuistregel geldt dat een gerichte campagne met een telefoonnummer als primaire contactoptie het dagelijkse belvolume makkelijk kan verdrievoudigen of verviervoudigen in de eerste dagen na de lancering.
Factoren die de omvang van de telefoonpiek bepalen, zijn onder andere:
- Het totale bereik van de campagne (aantal ontvangers of vertoningen)
- De mate waarin bellen wordt gestimuleerd in de boodschap
- Het type product of dienst (hoe hoger de aankoopdrempel, hoe meer mensen bellen)
- Het tijdstip van lancering (een campagne die maandagochtend live gaat, trekt meteen bellers)
- De branche (zorg, juridische dienstverlening en financiële sector kennen traditioneel hoge belratio’s)
Een realistisch scenario voor een middelgrote campagne is dat je normaal tien oproepen per dag verwerkt, maar tijdens de piekdagen twintig tot veertig telefoontjes per dag ontvangt. Zonder extra capaciteit loop je het risico dat een groot deel van die bellers onbeantwoord blijft.
Wat gebeurt er als extra oproepen niet worden beantwoord?
Als campagnetefoontjes niet worden beantwoord, verlies je leads die je al had binnengehaald. De investering in de campagne betaalt zich dan niet volledig terug. Een beller die geen gehoor krijgt, belt in de meeste gevallen niet opnieuw maar stapt over naar een concurrent die wel bereikbaar is.
De gevolgen gaan verder dan alleen gemiste omzet. Onbeantwoorde oproepen schaden ook de reputatie van je bedrijf. Iemand die belt na het zien van een advertentie heeft al interesse getoond. Als die persoon wordt afgewezen door een voicemail of een bezettoon, ontstaat er een negatieve eerste indruk die moeilijk te herstellen is.
Daarnaast is de timing cruciaal. Leads zijn het warmst op het moment dat ze bellen. Hoe langer het duurt voordat je terugbelt, hoe groter de kans dat de interesse is afgekoeld of dat iemand al elders een beslissing heeft genomen. Bereikbaarheid na een campagne is daarom geen luxe, maar een directe omzetfactor.
Hoe kan een antwoordservice campagnepieken opvangen?
Een antwoordservice vangt een telefoonpiek op door de extra inkomende oproepen namens jouw bedrijf te beantwoorden, ook op momenten dat je zelf niet beschikbaar bent. Professionele telefonistes nemen op met jouw bedrijfsnaam, noteren de gegevens van de beller en sturen je direct een samenvatting per e-mail of sms. Zo gaat geen enkel campagnetefoontje verloren.
De kracht van een antwoordservice bij campagnes zit in de flexibiliteit. Je hoeft geen extra personeel aan te nemen of een callcenter in te richten voor een tijdelijke piek. De dienst schaalt automatisch mee met het volume aan inkomende oproepen. Of er nu tien of vijftig extra bellers per dag zijn, elk gesprek wordt professioneel afgehandeld.
Concreet biedt een professionele antwoordservice bij campagnes de volgende voordelen:
- Alle oproepen worden beantwoord, ook bij een plotselinge piek
- Bellers worden te woord gestaan met jouw bedrijfsnaam en een afgesproken script
- Gegevens van elke beller worden nauwkeurig genoteerd
- Je ontvangt direct een belnotitie per e-mail zodat je snel kunt terugbellen
- Urgente gesprekken kunnen direct worden doorverbonden naar jou of een collega
Wanneer schakel je een telefoondienst in voor een campagne?
Je schakelt een telefoondienst het beste in vóór de campagne live gaat, niet pas als de telefoon al overstroomt. Ideaal gezien regel je dit minstens een of twee werkdagen voor de lancering, zodat de telefonistes jouw instructies kennen en direct klaarstaan om oproepen op te vangen.
Wacht niet tot je merkt dat je oproepen mist. Op het moment dat je de piek ervaart, ben je al te laat. Bellers die geen antwoord krijgen in de eerste seconden van hun wachttijd hangen op. Een goede vuistregel: zodra je een campagne plant waarbij je een telefoonnummer communiceert, is dat het moment om extra telefonische capaciteit te regelen.
Ook voor campagnes buiten kantooruren is tijdig schakelen belangrijk. Als je een advertentie lanceert die ook ’s avonds of in het weekend zichtbaar is, komen er ook dan oproepen binnen. Een telefoondienst met 24/7-beschikbaarheid zorgt ervoor dat ook die bellers worden geholpen.
Wat kost het opvangen van extra oproepen via een telefoondienst?
De kosten van een telefoondienst voor het opvangen van extra oproepen zijn doorgaans lager dan de gemiste omzet van onbeantwoorde leads. De meeste antwoordservices werken met een pay-as-you-use-model: je betaalt alleen voor de gesprekken die daadwerkelijk worden afgehandeld, zonder vaste contracten of hoge instapkosten.
Wat je betaalt, hangt af van het aantal gesprekken en het gekozen pakket. Bij een model waarbij je per gesprek betaalt, zijn de kosten tijdens een campagnepiek iets hoger dan normaal, maar die kosten staan in directe verhouding tot het aantal leads dat je binnenkrijgt. Dat maakt de investering goed te rechtvaardigen.
Vergelijk de kosten altijd met de alternatieve scenario’s: een gemiste lead van een warme beller vertegenwoordigt een concrete omzetderving. Als één extra klant die je anders had gemist meer waard is dan de kosten van een maand antwoordservice, is de keuze snel gemaakt.
Hoe zorg je dat de antwoordservice jouw campagne begrijpt?
Je zorgt dat een antwoordservice jouw campagne begrijpt door vooraf duidelijke instructies door te geven over de campagne, de doelgroep, veelgestelde vragen en de gewenste afhandeling van gesprekken. Hoe specifieker de briefing, hoe beter de telefonistes aansluiten bij de verwachting van jouw bellers.
Denk bij het briefen van de telefoondienst aan de volgende punten:
- Campagnecontext: Leg uit wat de campagne inhoudt en welke aanbieding of boodschap bellers hebben gezien
- Veelgestelde vragen: Geef een overzicht van de vragen die bellers waarschijnlijk stellen en de antwoorden die je wilt geven
- Doorschakelregels: Geef aan welke gesprekken direct naar jou of een collega worden doorverbonden
- Toon en begroeting: Stem de begroeting af op de sfeer van de campagne
- Looptijd: Geef aan hoe lang de campagne loopt, zodat de instructies op tijd kunnen worden aangepast
Moderne antwoordservices bieden een online beheerpaneel waarmee je instructies op elk moment kunt aanpassen. Zo kun je tijdens een lopende campagne direct reageren als de vragen van bellers veranderen of als je de afhandeling wilt bijsturen. Hoe zo’n service werkt is eenvoudiger dan veel ondernemers verwachten.
Hoe Goedemorgen Goedemiddag helpt met het opvangen van extra oproepen
Wij zorgen ervoor dat geen enkel campagnetefoontje verloren gaat. Onze ervaren telefonistes nemen op met jouw bedrijfsnaam, volgen jouw instructies en sturen je direct na elk gesprek een duidelijke belnotitie per e-mail. Zo ben je altijd op de hoogte van wie er heeft gebeld en waarom, ook als je zelf in een vergadering zit of de piek te groot is om zelf bij te benen.
Wat wij concreet bieden bij het opvangen van een telefoonpiek:
- Professionele telefonistes die bellen in naam van jouw bedrijf
- Directe belnotities per e-mail of sms na elk gesprek
- Doorverbinden naar jou of een collega bij urgente gesprekken
- Een online beheerpaneel waarmee je instructies op elk moment aanpast
- Flexibele inzet: schakel in voor de campagne, schakel af als het rustig is
- Pay-as-you-use-tarieven zonder langlopend contract
- Opstart binnen één werkdag, zodat je klaar bent voor de lancering
Wil je weten hoe wij jouw campagneoproepen professioneel opvangen? Neem contact met ons op of vraag direct een gratis proefperiode van 30 dagen aan via onze website. Zo ben je bij je volgende campagne volledig bereikbaar, zonder extra personeel of gedoe.